很多職場新人初入職場，對于很多溝通禮儀都不是很了解。
甚至有一件事情要詢問同事，都在糾結(jié)是要用微信問還是用郵件問。
今天我們就來聊聊郵件和微信的職場溝通禮儀。
郵件溝通注意事項(xiàng)
注意區(qū)分“收件人”和“抄送人”
發(fā)郵件時(shí)，收件人和抄送人都能收到郵件，都是郵件的發(fā)送對象，但兩者的含義是不同的。
收件人是郵件最主要的發(fā)送對象，是需要詳細(xì)閱讀郵件內(nèi)容并相應(yīng)作出回復(fù)或者采取行動的；
而抄送人是郵件內(nèi)容可能涉及到的對象或者需要告知的對象，并不需要作出回復(fù)。
如果收件人和抄送人隨意不分的話，有可能導(dǎo)致收件方對郵件內(nèi)容的重要程度產(chǎn)生誤判，延誤工作。
主題明晰
郵件主題是收件方對郵件內(nèi)容的作出第一判斷的依據(jù)，好的主題有利于引起收件人的注意，也方便日后的檢索。
簡潔性、概括性是寫郵件主題的重要原則，例如“7月工作總結(jié)-xxx”。
切忌把主題空著不寫，但也不要過于冗長，不要偏離郵件內(nèi)容想表達(dá)的中心思想。
可以適當(dāng)采用日常工作中經(jīng)常使用的或者具有記憶性的詞語，這樣以后想要查找郵件的時(shí)候容易找到。
附件標(biāo)注清晰
首先是附件標(biāo)題要是對附件內(nèi)容的概括，不要以自己能理解為原則，而要以收件人能一眼理解為原則。
在正文中最好提及附件并對內(nèi)容做一個(gè)簡單介紹，一來提醒收件人注意附件內(nèi)容，二來方便收件人根據(jù)需求來對應(yīng)下載。
另外，附件最好采用辦公常用的格式，如word、excel等，避免收件人打不開或者還需要另外下載閱讀器才可以打開的情況，降低對方工作效率，造成不必要的麻煩。
注意語言正式性和信息的準(zhǔn)確性
郵件溝通相比微信而言更加具有辦公性和正式性，“您”、“請”等敬語更適用于郵件。
郵件也不像微信聊天那么具有即時(shí)性，出了錯(cuò)發(fā)個(gè)消息對方馬上就能很方便地看到，如果在郵件中出現(xiàn)了錯(cuò)誤，首先自己沒有那么容易察覺，其次想要糾正錯(cuò)誤沒有微信方便，所以在郵件發(fā)出前最好檢查一下郵件的內(nèi)容有沒有錯(cuò)誤或者容易造成歧義的地方。
注意區(qū)分“回復(fù)”和“全部回復(fù)”
收到郵件需要回復(fù)時(shí)，千萬要注意了，“回復(fù)”是單單回復(fù)給這封郵件的發(fā)件人，而“全部回復(fù)”是回復(fù)給這份郵件所涉及到的全部對象，包括發(fā)件人、抄送人和其他收件人。
菌菌還記得某天點(diǎn)開郵箱發(fā)現(xiàn)突然有好多未讀郵件，原來都是職場萌新們點(diǎn)錯(cuò)成了全部回復(fù)，作為原收件人之一的菌菌就收到十幾封與自己無關(guān)的郵件。
假如你只需要回復(fù)給收件人，而點(diǎn)了全部回復(fù)，若內(nèi)容不涉及工作隱私還好，只是給其他收件人造成了小麻煩，若是需要保密的內(nèi)容，那就很難處理了。
設(shè)置郵件簽名
職前菌觀察了一下收到的工作郵件，大部分都會帶有簽名，
有的簽名信息很多，例如公司名稱、公司網(wǎng)址、公司業(yè)務(wù)、個(gè)人姓名、所屬部門、崗位、電話、座機(jī)等等；
有的很簡潔，只寫了個(gè)人姓名、電話。
簽名信息是有必要的，這是對發(fā)件人的身份的一個(gè)簡單介紹，在遇到情況時(shí)對方也能通過簽名的信息盡快聯(lián)系到發(fā)件人。
至于簽名信息應(yīng)該包括哪些內(nèi)容，可以根據(jù)收件人和郵件內(nèi)容來取舍。
可以設(shè)置多個(gè)簽名，在發(fā)送給公司外部人員或者日常交流不多的同事時(shí)采用較詳細(xì)版本，在公司內(nèi)部或者經(jīng)常聯(lián)系的同事間可以采取簡潔的姓名+電話形式。
微信溝通注意事項(xiàng)
目的明確，盡量少兜圈子
如果說收到的最讓人炸毛的微信消息是什么，那必然是一句無頭無尾的“在么？”，類似的還有“在干嘛？”。
尤其是工作中，如果有事需要交流，不如直接說清楚來意，這樣對于提高雙方的工作效率都有好處，彎彎繞繞反而讓人心里沒底和厭煩。
注意時(shí)間
一方面是發(fā)消息的時(shí)間，如果不是緊急情況或者工作特性，盡量不要在深夜等休息時(shí)間消息轟炸；
另一方面是回復(fù)消息的時(shí)間，有關(guān)工作的微信消息盡量及時(shí)回復(fù)，
如果是需要很久才能確認(rèn)或完成的工作，不要等到做好了再回，這樣對方也不知道你看沒看到消息，可以先表示自己已收到，將會盡快確認(rèn)/完成。
注意場合
注意場合也有兩種情況
一，工作生活要分開
微信除了工作上的交流，也是大部分人生活中與親人、朋友聯(lián)絡(luò)的工具，因此有許許多多的“手滑”發(fā)錯(cuò)了的現(xiàn)象。
發(fā)消息前一定要看清楚是發(fā)到哪里的呀！
尤其是群聊，工作群主要是用來交流工作的，偶爾的一兩句日常交流沒什么問題，但如果把工作群當(dāng)閑聊群就不好了。
二，意見類的消息要注意群聊和私發(fā)
如果只是和諧地探討交流關(guān)于某件事的看法當(dāng)然沒什么問題，但如果與同事或者領(lǐng)導(dǎo)的意見發(fā)生了沖突或發(fā)現(xiàn)了他們的錯(cuò)處，切忌在工作群內(nèi)大談特談對方的缺點(diǎn)，讓對方下不來臺，不如換種方式，先私聊溝通一下情況。
謹(jǐn)慎使用長語音
文字是比語音更直白的信息傳遞方式。
對于發(fā)消息的人來說可能語音更方便，但對于接收消息的人而言，一般文字會更直白更準(zhǔn)確，尤其是對方可能處于不方便收聽語音的場景。
可以利用微信的語音轉(zhuǎn)文字功能來實(shí)現(xiàn)消息形式的轉(zhuǎn)化，若是語音轉(zhuǎn)化功能不能很好地識別你的話，而且確實(shí)有很多內(nèi)容需要表述，可以先文字詢問一下對方是否方便收聽語音，然后使用語音。
如果是很緊急的重要內(nèi)容，為什么不直接打個(gè)電話呢？
郵件VS微信如何選？
對于回復(fù)性的消息而言，在哪個(gè)渠道收到的就在哪個(gè)渠道回復(fù)，如果有指明用什么方式回復(fù)，那依要求做就好。
那如果需要自己發(fā)送的，應(yīng)該依據(jù)內(nèi)容的特性來選擇溝通方式。
內(nèi)容的即時(shí)性、緊急性
如果是希望能夠盡快告知或得到回復(fù)的即時(shí)性消息，更適合用微信進(jìn)行溝通。再有更緊急的內(nèi)容建議電話或當(dāng)面交流。
內(nèi)容的成熟度、正式性
如果是已經(jīng)較完善的、具有總結(jié)性質(zhì)的、需要長期儲存的、正式性的內(nèi)容更適合用郵件，而需要大量初步討論、頭腦風(fēng)暴的內(nèi)容建議選擇微信這種更便捷日常的方式。
例如需要舉辦一項(xiàng)活動，在初期關(guān)于活動創(chuàng)意、形式的思維碰撞與交流通常在微信討論，而經(jīng)過討論形成了系統(tǒng)的活動方案，適合將具有總結(jié)性質(zhì)的方案通過郵件發(fā)給活動各方協(xié)作負(fù)責(zé)人。
內(nèi)容的私密性
重要的、私密的工作內(nèi)容建議通過郵件與相關(guān)負(fù)責(zé)人定向交流，還可以密件抄送，或者將郵件標(biāo)記為私密，提醒收件方注意打開的時(shí)機(jī)以及保密。
其實(shí)郵件和微信兩者也不完全分割，可以配合使用，例如需要通過郵件發(fā)送重要的正式信息，但又希望能夠較快獲得回應(yīng)，可以發(fā)郵件后通過微信提醒一下對方注意查看郵箱。
除此之外，每個(gè)企業(yè)的文化和氛圍也不同，郵件和微信如何選擇，可以觀察有經(jīng)驗(yàn)的同事們是怎么做的，自己收到的郵件內(nèi)容都是怎樣的，大家平時(shí)又是如何在微信溝通的，他們是你最合適的職場老師。