又到12月，職場中人的工作逐漸增多，電子郵箱的使用頻率也逐漸增加——office里的金領(lǐng)、白領(lǐng)們已經(jīng)習慣用郵件來做日常工作的溝通、交流。而且，為了便于日常工作，往往每個人的收件人中，都會有整個部門、甚至整個公司同事的群發(fā)地址，正常的郵件就不說了，有時候一個馬虎，一鍵下去，把私人郵件發(fā)錯了地址，這下可就尷尬了。嚴重的錯誤還會影響到工作，萬一涉及公司內(nèi)部機密，將造成無法挽回的損失。日前在前程無憂論壇上，就有網(wǎng)友討論了在發(fā)送工作郵件時經(jīng)常會犯的錯誤，其中“寫郵件時遺漏附件”是網(wǎng)友最常犯的錯誤，有77%的網(wǎng)友曾出過這個問題。本期講堂，記者特致電全國某500強企業(yè)北京分公司市場銷售主管李艷，來為大家說說辦公室里的郵件錯誤。

特邀嘉賓：某企業(yè)北京分公司市場銷售主管李艷主講內(nèi)容：謹防工作郵件失誤

錯誤一：收件人、抄送人分不清

不久前，李艷的一個下屬手頭有個項目需要另一個部門的配合支持，于是下屬就給那個部門的同事發(fā)了郵件，收件人里第一位寫的是對方部門的合作同事、第二位是李艷的地址、第三位是對方部門經(jīng)理的地址。

接到郵件以后，李艷有點發(fā)蒙，趕緊把下屬叫到了辦公室：“你是在叫我們幫你完成這件事情嗎？你不知道郵件有抄送這個功能嗎？”

抄送人，是指只需要知道這回事的人，不需要對郵件予以響應(yīng)，當然如果有建議，也可以回復(fù)郵件；

收件人，是指那些要受理這封郵件所涉及的主要問題、理應(yīng)對郵件予以回復(fù)響應(yīng)的人；

各收件人的排列應(yīng)遵循一定的規(guī)則，比如按收件人的所屬部門排列、按收件人的職位等級從高到低或從低到高排列；

轉(zhuǎn)發(fā)敏感或者機密的信息時要小心謹慎，不要把內(nèi)部消息轉(zhuǎn)發(fā)給外部人員。

錯誤二：最重要的附件沒發(fā)送

一次，李艷在下班前再三囑咐下屬，第二天一早要把一個會議需要的重要電子文件傳至她郵箱，下屬也再三保證沒問題。李艷這才放心下了班，誰知道第二天，問題真出現(xiàn)了。

早晨八點半，會議將準時開始，參會一方是一個非常重要的大客戶。結(jié)果，李艷八點鐘來了公司后，打開郵箱一看，郵件是有，可是重要的“附件”怎么刷新也沒有。這下可把李艷急壞了。好在還有半個小時會議才開，李艷及時進行了處理，才不至于造成更大的損失。

小提醒

一般郵件中，附件都是必不可少的。因此，在按發(fā)送鍵之前，一定要仔細查看附件有無傳送上來，發(fā)件人還應(yīng)在正文中提示收件人查看附件；

當郵件中帶有多個附件時，發(fā)件人應(yīng)在正文中對各個附件的內(nèi)容作簡要說明。便于收件人分辨主次進行查看；

當附件數(shù)目較多時應(yīng)打包壓縮成一個文件。另外，不少企業(yè)對郵件的附件大小設(shè)限，如果容量過大，發(fā)件人應(yīng)將附件分成幾個小文件分別發(fā)送；

如附件是特殊格式的文件，發(fā)件人應(yīng)在正文中說明打開方式。