同其他法定文種相比，公函有四個(gè)特性，需要在實(shí)際寫作中加以注意。
一、格式要求的特定性
這表現(xiàn)在四個(gè)方面：一是發(fā)文機(jī)關(guān)名稱上邊緣距上頁(yè)邊的距離有別于其他公文。一般的下行文（命令除外），發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)距紙張上邊緣的距離為62mm；上行文的距離為117mm。公函此間的距離則是30mm。二是眉首各要素的標(biāo)識(shí)位置不同于其他公文。一般公文眉首各要素如份號(hào)、密級(jí)與保密期限、緊急程度、發(fā)文字號(hào)等都標(biāo)識(shí)在紅色反線的上方，而公函的眉首要素置于武文線的下方，如將份號(hào)、密級(jí)與保密期限、緊急程度依次一項(xiàng)一行頂格標(biāo)識(shí)在武文線下一行版心左邊緣位置，發(fā)文字號(hào)頂格標(biāo)識(shí)在武文線下一行版心右邊緣位置。三是武文線和文武線與其他公文紅色反線的標(biāo)識(shí)有區(qū)別。文件格式是在發(fā)文字號(hào)之下4mm處印一條紅色反線（長(zhǎng)156mm），主體最后一行置版記；而公函是在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)之下4mm處印一條武文線（長(zhǎng)170mm．上粗下細(xì)），在距最后一行（即第22行）6mm處印一條文武線（長(zhǎng)170mm，上細(xì)下粗），沒(méi)有版記。四是首頁(yè)頁(yè)碼的標(biāo)識(shí)要求不同。一般公文的首頁(yè)頁(yè)碼置于首頁(yè)公文版心下邊緣之下一行右下角，公函的首頁(yè)則不顯示頁(yè)碼，只在第2頁(yè)開始顯示頁(yè)碼“-2-”。
二、行文對(duì)象的平等性
函適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作，詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。這里的“不相隸屬”包含兩方面的含義：一是一個(gè)系統(tǒng)內(nèi)部的平級(jí)機(jī)關(guān)是不相隸屬機(jī)關(guān)，比如省委內(nèi)部的組織部、宣傳部、統(tǒng)戰(zhàn)部是不相隸屬機(jī)關(guān)，市政府下屬的財(cái)政局、人事局、教育局、公安局也是不相隸屬機(jī)關(guān)；二是在行政組織上沒(méi)有領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系、業(yè)務(wù)上沒(méi)有指導(dǎo)與被指導(dǎo)關(guān)系的機(jī)關(guān)部門，不論級(jí)別高低都是不相隸屬機(jī)關(guān)，如某省水利廳與某省高等院校、某企業(yè)與某駐地部隊(duì)等都是不相隸屬關(guān)系�？梢姡徽撌芪膶�(duì)象是誰(shuí)，不管行政級(jí)別高低，使用公函的單位的地位都是平等的，不存在上級(jí)與下級(jí)、領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系。所以寫作公函時(shí)應(yīng)從整體上把握好公務(wù)往來(lái)雙方主體上的平等性。
三、適用范圍的廣泛性
函適用范圍的廣泛性體現(xiàn)在兩個(gè)層面。一是任何機(jī)關(guān)部門都能使用。函不同于命令、議案等文種對(duì)使用對(duì)象有嚴(yán)格限定，不論任何層級(jí)的機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位，只要與不相隸屬的機(jī)關(guān)部門有公務(wù)往來(lái)，都可以使用函這一文種。由此可見函的適用范圍之廣是其他法定文種無(wú)法比擬的。二是功能用途的多樣性。一般文種如請(qǐng)示、批復(fù)等功能比較單一，而函具有商洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題、請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)四大功能。如可以用商洽函與不相隸屬的機(jī)關(guān)建立業(yè)務(wù)關(guān)系，用轉(zhuǎn)辦函向不相隸屬的機(jī)關(guān)發(fā)函協(xié)調(diào)處理有關(guān)事項(xiàng)，用答復(fù)函向不相隸屬的機(jī)關(guān)建議落實(shí)工作，用請(qǐng)批函向不相隸屬的機(jī)關(guān)尋求政策等。隨著社會(huì)生活的多樣化，函的內(nèi)容將越來(lái)越豐富，用途和作用也將越來(lái)越廣泛。
四、語(yǔ)言表述的平和性
公文不同于文學(xué)作品和政論文章，它有著獨(dú)特的語(yǔ)言風(fēng)格和表達(dá)要求。從總體上說(shuō)，公文用語(yǔ)講究準(zhǔn)確、簡(jiǎn)潔、質(zhì)樸、莊重、規(guī)范；從行文關(guān)系上說(shuō)，上行文的措辭謙恭禮讓，下行文的語(yǔ)言準(zhǔn)確莊重，平行文的語(yǔ)氣平和誠(chéng)懇。作為平行文，公函的用語(yǔ)既要體現(xiàn)公文語(yǔ)言的總體要求，又要體現(xiàn)平行文語(yǔ)言的平和性特點(diǎn)。如向不相隸屬機(jī)關(guān)請(qǐng)求協(xié)助、商洽解決辦理某一問(wèn)題時(shí)使用的商洽函、轉(zhuǎn)辦函等，結(jié)尾一般多用“當(dāng)否、妥否、可否、能否”之類的協(xié)商語(yǔ)；向不相隸屬的主管部門詢問(wèn)有關(guān)方針政策的詢問(wèn)函、請(qǐng)批函等，一般多用“懇請(qǐng)、特請(qǐng)、是否同意”等期請(qǐng)語(yǔ)。這些協(xié)商語(yǔ)或期請(qǐng)語(yǔ)，從字面意思上體現(xiàn)的就是一種平等、和氣、協(xié)商的態(tài)度，而沒(méi)有上行文的謙恭、下行文的莊重之態(tài)。所以，公函的語(yǔ)言基調(diào)總體應(yīng)保持平和誠(chéng)懇、協(xié)商友好，這是公函與其他法定文種語(yǔ)言上的顯著區(qū)別。