客戶檔案管理是銷售管理中的重點(diǎn)，銷售管理的很多工作都可以通過(guò)客戶檔案管理來(lái)實(shí)現(xiàn)。比如客戶維護(hù)、業(yè)務(wù)員管理等。然而有不少的公司在實(shí)際工作中，并沒(méi)有充分的發(fā)揮客戶檔案的功能，一方面源于他們對(duì)客戶檔案的重要性認(rèn)識(shí)不足重視不夠，另一方面是因?yàn)樗麄內(nèi)狈σ惶子行У墓芾矸椒�。所以在他們那里，客戶檔案只是一種客戶信息記錄了，其功能最大限度的也僅只是為了備查之用。
       在這里我要給大家介紹一種叫動(dòng)態(tài)客戶管理的方法。動(dòng)態(tài)客戶檔案管理是圍繞客戶檔案建設(shè)，不斷的對(duì)其中客戶信息進(jìn)行更新，修改，以及基于它進(jìn)行的銷售目標(biāo)制定，客戶維護(hù)，業(yè)務(wù)員行為管理，業(yè)績(jī)考核，銷售指導(dǎo)等工作的一種管理概念。所以從某種意義上講，動(dòng)態(tài)客戶檔案管理更是一種觀念。
現(xiàn)在我就從動(dòng)態(tài)客戶檔案的設(shè)計(jì)及使用一一闡述，希望能為各位朋友提供一些參考。
一、 動(dòng)態(tài)客戶檔案設(shè)計(jì)
       每個(gè)公司都會(huì)設(shè)計(jì)一份客戶檔案表，但是有不少的公司在他們看來(lái)，客戶檔案只是客戶信息的備忘本。所以欄目設(shè)置得 越多越好�；�于這種思想，他們?cè)O(shè)計(jì)出來(lái)的客戶檔案就非常詳細(xì)，有很多甚至把客戶的一些不著邊際的信息都設(shè)計(jì)進(jìn)去了。然而這種設(shè)計(jì)就不可能支持后面的管理工作了。因?yàn)椋�第一信息太多太雜很不利于操作。我們經(jīng)常看到不少的業(yè)務(wù)員的客戶檔案上其實(shí)是一片空白。其次這樣設(shè)計(jì)出來(lái)的客戶檔案 一定篇幅很大，往往是一大張表格。所以不便于保存管理。
        動(dòng)態(tài)客戶檔案設(shè)計(jì)強(qiáng)調(diào)客戶檔案是為銷售實(shí)踐服務(wù)的。業(yè)務(wù)員在拜訪客戶前是必須要事先翻查客戶的相關(guān)信息，以便為拜訪時(shí)提供話題等方面的支持。同時(shí)業(yè)務(wù)員在結(jié)束拜訪以后需要對(duì)本次拜訪進(jìn)行簡(jiǎn)單的備忘記錄。這些必須記在業(yè)務(wù)員所持有的客戶檔案上，以便為下一次拜訪提供備忘，同時(shí)也為自己合理分配拜訪時(shí)間頻率提供依據(jù)�？紤]到以上因素，所以業(yè)務(wù)員所持有的客戶檔案必須是篇幅短小，便于攜帶。如果設(shè)計(jì)成卡片最好。其次業(yè)務(wù)員所持有檔案卡必須留有每次拜訪紀(jì)要的記錄空間，所以業(yè)務(wù)員持有的客戶檔案表更趨于反映拜訪過(guò)程。

       同時(shí)，銷售部也必須配套設(shè)計(jì)一份客戶檔案。這份檔案主要是用于制定銷售任務(wù)，進(jìn)行客戶維護(hù)和銷售控制等。所以越詳細(xì)越好，對(duì)篇幅要求不高，只要便于存放翻查即可。另外這份表格必須反映客戶的訂購(gòu)記錄，以便進(jìn)行客戶購(gòu)買習(xí)慣及重復(fù)購(gòu)買方面的分析。所以銷售部保存的這份檔案表更趨于反映拜訪結(jié)果。
這樣，兩分表格一大一小，一份反映拜訪過(guò)程，一份反映拜訪結(jié)果。這種設(shè)計(jì)就為以后的相關(guān)銷售管理工作提供了支持�，F(xiàn)在很多企業(yè)都實(shí)現(xiàn)了信息化，這又大大的簡(jiǎn)化了工作量 。

二、 動(dòng)態(tài) 客戶檔案的填制
       1、 客戶檔案的編號(hào)應(yīng)體現(xiàn)一種規(guī)律性，從編號(hào)上就應(yīng)該能夠立刻反映一些初步客戶信息如性別、地域或級(jí)別等，另外要求檔案要按一固定的標(biāo)準(zhǔn)歸類，如地域、級(jí)別、性別等。同時(shí)在封面上寫有目錄備查。
       2、 對(duì)客戶檔案的資料更新，修改等明確規(guī)定。一般來(lái)說(shuō)，需要專門制訂相應(yīng)的管理制度。在每次業(yè)務(wù)員回公司參加例會(huì)期間統(tǒng)一安排更新。經(jīng)理應(yīng)對(duì)整個(gè)過(guò)程實(shí)行監(jiān)督控制。對(duì)于業(yè)務(wù)員填滿須更換的老檔案卡及時(shí)回收，分析，并附在檔案表上。
三、 基于客戶檔案進(jìn)行的銷售管理
       1、制定銷售任務(wù)、輔任務(wù)。
       我們都知道，制定銷售任務(wù)一般是依據(jù)市場(chǎng)潛力，占有率、增長(zhǎng)率等指標(biāo)制定出來(lái)的。然而這樣制定出來(lái)的總銷售目標(biāo)是一個(gè)宏觀抽象的數(shù)字。對(duì)于業(yè)務(wù)員來(lái)說(shuō)，其實(shí)際指導(dǎo)意義不大，能否完成，業(yè)務(wù)員心里沒(méi)數(shù)。這樣即使是任務(wù)分解也只是一個(gè)經(jīng)驗(yàn)抽象的數(shù)據(jù)。同時(shí)，也不利于考核。
但是，如果我們?cè)谥贫ㄈ蝿?wù)時(shí)同時(shí)參考客戶檔案，分析各客戶的需求潛力，考慮客戶的重復(fù)購(gòu)買情況，針對(duì)具體的客戶制定銷售任務(wù)，這樣就具體得多。這樣制定出來(lái)的是一個(gè)任務(wù)清單，清楚明了。對(duì)于業(yè)務(wù)代表來(lái)說(shuō)，實(shí)實(shí)在在具體多了�？己藭r(shí)也非常簡(jiǎn)單，如果某一項(xiàng)沒(méi)有完成還可以制定相應(yīng)的補(bǔ)救措施。
        2、根據(jù)客戶檔案進(jìn)行業(yè)務(wù)員行為管理
        我們都知道業(yè)務(wù)員的行為管理一直是一個(gè)令人頭痛的問(wèn)題，許多經(jīng)理想出了各種手段花樣，試圖控制業(yè)務(wù)員的行為。卻總是不盡如人意。其實(shí)我們可以根據(jù)客戶檔案來(lái)實(shí)現(xiàn)這一點(diǎn)。
        我前面講了業(yè)務(wù)員所攜帶的檔案卡上，除了客戶的基本信息外。還專門設(shè)計(jì)了拜訪紀(jì)要，如果檔案卡兩面都用的話，一般可以設(shè)計(jì)七到十欄。每拜訪一次填一欄，那么七到十次可以用完一張卡。這樣我們就可以通過(guò)檔案卡獲知業(yè)務(wù)員對(duì)某一客戶的回訪次數(shù)，日拜訪客戶數(shù)，新增客戶數(shù)等。結(jié)果是行為的函數(shù)，對(duì)于業(yè)務(wù)員來(lái)說(shuō)，一般的情況下回訪次數(shù)多了，業(yè)績(jī)自然就多。
        銷售經(jīng)理應(yīng)在每月底的總結(jié)會(huì)上公布每人下月的客戶回訪任務(wù)、日平均拜訪客戶數(shù)及新客戶開發(fā)任務(wù)，這些都可以根據(jù)客戶檔案來(lái)制定。根據(jù)20/80法則，我想控制住了這一點(diǎn)，那么業(yè)務(wù)員的行為管理應(yīng)該是有效的。
      3、利用客戶檔案做好客戶維護(hù)工作。
      有不少的公司經(jīng)常為業(yè)務(wù)員離職帶走客戶而煩惱不堪。其實(shí)這是因?yàn)樗麄兓�本的客戶維護(hù)工作沒(méi)有做好。客戶本應(yīng)該是公司的客戶，業(yè)務(wù)員只能是代表公司與客戶勾通和交易。要解決這一問(wèn)題，那么公司就必須定期對(duì)客戶進(jìn)行維護(hù)。
      怎么來(lái)維護(hù)，不是我現(xiàn)在要談的，我要說(shuō)的是，公司必須在年初就要根據(jù)客戶檔案客戶的級(jí)別，偏好，能力、問(wèn)題、潛力等因素制定一個(gè)維護(hù)計(jì)劃。只有這樣客戶才能成為公司的客戶。也就不必?fù)?dān)心業(yè)務(wù)員帶走客戶了。
      4、利用客戶檔案提高業(yè)務(wù)員的工作效率
       業(yè)務(wù)員的工作日志和總結(jié)可以反映一些問(wèn)題。但這些問(wèn)題都是業(yè)務(wù)員發(fā)現(xiàn)的。在實(shí)際工作中還有很多問(wèn)題是業(yè)務(wù)員發(fā)現(xiàn)不了的或是故意隱瞞不報(bào)的。比如，業(yè)務(wù)員對(duì)某些薄弱區(qū)域或弱勢(shì)客戶投入的精力太少，業(yè)務(wù)員對(duì)某一重要客戶的回訪頻率過(guò)于頻繁。業(yè)務(wù)員每日平均拜訪的客戶數(shù)量太少。某地域客戶開發(fā)率不高，業(yè)務(wù)員拜訪前的準(zhǔn)備工作不充分，某一重要客戶的信息資料不全，某一客戶重復(fù)購(gòu)買率低，面臨客戶流失等這些問(wèn)題都可以通過(guò)客戶檔案直接反映分析出來(lái)，而這些問(wèn)題又是業(yè)務(wù)員工作效率的直接影響因素，可以針對(duì)性的解決。
      5、基于客戶檔案的業(yè)績(jī)考核
      業(yè)績(jī)考核指標(biāo)習(xí)慣上都是圍繞業(yè)務(wù)員的業(yè)績(jī)量和回款率來(lái)進(jìn)行的。這實(shí)際上非常不科學(xué)。因?yàn)闃I(yè)績(jī)量背后有時(shí)會(huì)隱藏著許多問(wèn)題，比如存在客戶的流失，客戶異議，地區(qū)差異等。我們應(yīng)以持續(xù)發(fā)展的眼光來(lái)看待業(yè)務(wù)員的工作成績(jī)，所以客戶檔案反映出來(lái)的客戶開發(fā)率，客戶占有率(擁有客戶數(shù)比例)，重復(fù)購(gòu)買率，日均拜訪客戶數(shù)，客戶平均拜訪數(shù)，回款率，A級(jí)客戶數(shù)等都應(yīng)做為業(yè)務(wù)員的成績(jī)考核指標(biāo)。只有這樣，銷售隊(duì)伍才能穩(wěn)定，銷售工作才能越做越好。
      動(dòng)態(tài)客戶檔案管理是一種觀念，在此我只能粗放式的進(jìn)行略述，但我希望能起到拋磚引玉的作用，希望能與各位交流。