工作分析的直接結(jié)果之一是形成崗位說明書，假如我們把企業(yè)中的崗位當(dāng)作一種邏輯上的產(chǎn)品，那么工作描述就是這個(gè)產(chǎn)品的說明書，也就是說，崗位說明書應(yīng)該首先講清楚這個(gè)產(chǎn)品的”標(biāo)準(zhǔn)”，其次應(yīng)該講清楚它的”功能”。

    在工作分析的各階段中，編制崗位說明書的工作最為復(fù)雜，崗位說明書不是人事管理員或人力資源經(jīng)理拍腦袋想出來的，而是在工作調(diào)查和分析的基礎(chǔ)上，根據(jù)實(shí)際狀況科學(xué)設(shè)計(jì)的。在這一階段中，工作分析人員需要投入大量的時(shí)間對收集到的各種信息和資料進(jìn)行研究，必要時(shí)還需要借助電腦、分析軟件等輔助工具進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析。

    崗位說明書的實(shí)質(zhì)是通過工作分析這一工具，對企業(yè)各類崗位的工作性質(zhì)、任務(wù)、責(zé)任、權(quán)限、工作內(nèi)容和方法、工作環(huán)境和工作條件，以及崗位名稱、編號、層級和該崗位人員資格條件、知識要求、職業(yè)道德、能力要求、身體條件、崗位考核項(xiàng)目和標(biāo)準(zhǔn)等做出統(tǒng)一的規(guī)定。

    一般來講，一份完整的崗位說明書應(yīng)該包括：崗位基本信息、崗位使命、崗位職責(zé)、崗位參與或主導(dǎo)的流程、崗位KPI、崗位任職資格、崗位發(fā)展通路、崗位工作環(huán)境、崗位資源配置、崗位權(quán)限等要素，如表所示：

    當(dāng)然，并不是所有的企業(yè)在編寫崗位說明書的時(shí)候都需要對這些要素進(jìn)行一一說明。企業(yè)也可以根據(jù)自己的實(shí)際需要，對崗位說明書的構(gòu)成要素進(jìn)行刪減。

    在文中，將重點(diǎn)介紹基本信息編寫、崗位使命描述、部門職能分解與崗位職責(zé)編寫、崗位KPI識別、崗位任職資格確認(rèn)等因素。

    崗位基本信息：主要是通過崗位名稱、編號、崗位等級、所屬部門、職族類別、直接上級、直接下級、崗位編制等，形成崗位的基本信息，以便對崗位在組織中的位置與類別進(jìn)行標(biāo)識。

    崗位使命：就是崗位在組織中預(yù)期的責(zé)任和最高追求目標(biāo)。

    崗位職責(zé)：主要指該崗位通過一系列什么樣的活動來實(shí)現(xiàn)組織的目標(biāo)，來完成部門的職能，完成崗位的使命與目標(biāo)。

    崗位任職資格：指為了完成工作，取得好的工作績效，任職者所需具備的知識、技能、經(jīng)驗(yàn)以及職業(yè)素養(yǎng)等要求。

崗位基本信息編寫

 表：崗位基本信息編寫技巧

崗位使命定位與描述

    崗位使命是通過高度概括的語言將該崗位的核心職責(zé)、存在的根本目的及對公司的貢獻(xiàn)和價(jià)值表現(xiàn)出來，這是與企業(yè)文化部分的重要接口。崗位使命可以按照“根據(jù)……，通過……，達(dá)到……”的格式進(jìn)行描述。

    比如：

    A公司總經(jīng)理的崗位使命：根據(jù)公司戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃和年度經(jīng)營計(jì)劃，通過領(lǐng)導(dǎo)、計(jì)劃、控制全面的公司經(jīng)營活動，不斷提升公司的經(jīng)濟(jì)效益、品牌價(jià)值、經(jīng)營理念，確保公司經(jīng)營計(jì)劃的實(shí)現(xiàn)和可持續(xù)發(fā)展。

    A公司管理副總的崗位使命：根據(jù)公司發(fā)展戰(zhàn)略，通過對公司管理體系、服務(wù)體系和企業(yè)文化體系的建設(shè)，確保員工價(jià)值得到充分的體現(xiàn)和公司的效益最大化。

    A公司銷售部部長的崗位使命：根據(jù)公司總體市場及銷售策略，全面負(fù)責(zé)銷售部門的隊(duì)伍建設(shè)、銷售任務(wù)、渠道建設(shè)、風(fēng)險(xiǎn)控制工作，保證銷售部全年各項(xiàng)銷售指標(biāo)的順利完成。 

    A公司人力資源部長的崗位使命：根據(jù)公司人力資源規(guī)劃，建立和完善人力資源管理體系，為公司提供和培養(yǎng)合格的人才，以確保人力資源戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

    A公司招聘管理員的崗位使命：根據(jù)公司人力資源發(fā)展規(guī)劃和部門年度工作計(jì)劃，制訂和完善員工招聘體系，保證人崗的高度匹配。

部門職能分解與崗位職責(zé)描述

    崗位職責(zé)是指本崗位在組織中所涉及的工作領(lǐng)域與具體工作內(nèi)容及與工作職責(zé)對應(yīng)的各種管理權(quán)限和獲得各種信息和資源的權(quán)限等。崗位職責(zé)的來源有兩個(gè)：部門職能、公司相關(guān)規(guī)章制度要求。

  崗位職責(zé)的編寫常見的方法有一下幾種：一種是基于PDCA和管理五大職能進(jìn)行部門職能分解、另外一種是基于責(zé)任崗位和輔助崗位進(jìn)行部門職能分解，第三種方法是基于流程進(jìn)行職能分解。

    表：部門職能分解表1（根據(jù)PDCA和管理五大職能分解部門職能）

表：部門職能分解表2（根據(jù)責(zé)任崗位和輔助崗位分解部門職能）

崗位任職資格確定與描述

    任職資格是驅(qū)動員工產(chǎn)生優(yōu)秀工作績效的各種顯性和隱性特征的集合，它反映的是員工以不同方式所表現(xiàn)出來的知識、技能、素養(yǎng)等。

    崗位任職資格一般包括：基本要求、知識、技能和素養(yǎng)四部分，其中基本要求是指某崗位對任職者的最低要求，包括專業(yè)、學(xué)歷、性別、年齡等；知識是指一個(gè)人在一個(gè)特定領(lǐng)域所擁有的各種信息的總和；技能是指結(jié)構(gòu)化運(yùn)用知識執(zhí)行某項(xiàng)有形或無形工作的能力；素養(yǎng)是指員工行為對外部環(huán)境及各種信息所表現(xiàn)出來的一貫反應(yīng)，素養(yǎng)可以預(yù)測個(gè)人長期在無人監(jiān)管下的工作狀態(tài)。

    學(xué)歷要求是指按照國家正規(guī)學(xué)歷教育的程度，堅(jiān)持適合的原則，最好采用確定某一學(xué)歷或界定在某一個(gè)特定的范圍之內(nèi)；

    專業(yè)要求是指按照國家正規(guī)學(xué)歷教育結(jié)構(gòu)設(shè)置的學(xué)科體系進(jìn)行劃分，如人力資源專業(yè)、機(jī)械設(shè)計(jì)專業(yè)、英語專業(yè)等；

    性別要求是指部分崗位的工作特點(diǎn)對性別需求可能有一定的傾向性，在這種情況下可以進(jìn)行選擇；

    年齡要求是指部分崗位的工作特點(diǎn)可能對年齡有一定的傾向性，在這種情況下可以進(jìn)行選擇；

    特殊要求是指如果該崗位需要有國家或行業(yè)規(guī)定的特殊從業(yè)資格的，需要在這里注明，如電工證、駕駛證、會計(jì)證等；

    工作經(jīng)驗(yàn)是指指在不同企業(yè)或不同崗位所有工作時(shí)間的總和，部分崗位的工作特點(diǎn)可能對工作經(jīng)驗(yàn)有一定的要求；

    行業(yè)經(jīng)驗(yàn)是指在本行業(yè)所有工作時(shí)間的總和，部分崗位的工作特點(diǎn)可能對該行業(yè)的工作經(jīng)驗(yàn)有一定的要求；

崗位經(jīng)驗(yàn)是指在與公司相同或類似崗位所有工作時(shí)間的總和，部分崗位的工作特點(diǎn)可能對崗位經(jīng)驗(yàn)有一定的要求。

    知識包括包括基本知識、專業(yè)知識。

    技能包括管理技能、專業(yè)技能。

    素養(yǎng)包括基本職業(yè)素養(yǎng)、特殊職業(yè)素養(yǎng)，其中特殊職業(yè)素養(yǎng)指該崗位的工作性質(zhì)對任職者的職業(yè)素養(yǎng)的特殊要求。

    比如：

表：A公司總經(jīng)理秘書崗位的任職資格為：

表：A公司管理會計(jì)崗位的任職資格為：

崗位說明書的維護(hù)

    通過崗位說明書的編寫，企業(yè)就可以將所有的職能都分解到相關(guān)崗位上去了，正所謂，“人人有事做”，但是崗位說明書是相對靜態(tài)的指導(dǎo)文件，但是其內(nèi)涵卻是動態(tài)發(fā)展的，從崗位基本信息、崗位使命、崗位職責(zé)以及任職資格，都會隨著企業(yè)戰(zhàn)略、組織模式、市場環(huán)境和人力資源狀況變化而調(diào)整，如果調(diào)整不及時(shí)，崗位說明書對工作的指導(dǎo)意義則越來越不明顯，同時(shí)也就失去了崗位說明書本身的價(jià)值所在，所以說，崗位說明書的動態(tài)維護(hù)就顯得非常關(guān)鍵了，下表是國內(nèi)某企業(yè)的崗位說明書維護(hù)權(quán)限表和崗位說明書維護(hù)記錄表，讀者可以參考執(zhí)行。

表：崗位說明書維護(hù)權(quán)限表

表：崗位說明書維護(hù)記錄表