一、外部檔案（以靠門段開始）
1、墻上：
宣傳部：借用展板情況登記
相關(guān)部門：宣傳部
相關(guān)部門：學(xué)社聯(lián)所有部門
社團(tuán)注冊(cè)表/簽到表：學(xué)期初各協(xié)會(huì)注冊(cè)/會(huì)長(zhǎng)大會(huì)、會(huì)長(zhǎng)論壇等會(huì)長(zhǎng)的登記情況
相關(guān)部門：辦公室
會(huì)議記錄：學(xué)社聯(lián)干部會(huì)議、各部門會(huì)議記錄
相關(guān)部門：辦公室、其他部門
備用夾（1個(gè)）：按不同時(shí)期各部門的需要經(jīng)申請(qǐng)后可以使用
相關(guān)部門：學(xué)社聯(lián)所有部門
2、文件架內(nèi)：
活動(dòng)申請(qǐng)表：左邊放活動(dòng)申請(qǐng)表，上層是未批的申請(qǐng)表，下層是已批的申請(qǐng)表；右邊為未批活動(dòng)的相應(yīng)策劃書
相關(guān)部門：辦公室、監(jiān)察部、公關(guān)策劃部、財(cái)務(wù)部
活動(dòng)策劃書：已批活動(dòng)的策劃書
相關(guān)部門：辦公室
活動(dòng)總結(jié)：協(xié)會(huì)活動(dòng)結(jié)束后相應(yīng)活動(dòng)的總結(jié)
相關(guān)部門：辦公室、信息部
信息部：協(xié)會(huì)相關(guān)活動(dòng)的稿件
相關(guān)部門：信息部
監(jiān)察部評(píng)分表：監(jiān)察部對(duì)于各協(xié)會(huì)活動(dòng)的評(píng)分
相關(guān)部門：監(jiān)察部
備用（2-3個(gè)）：按不同時(shí)期各部門的需要經(jīng)申請(qǐng)后可以使用
相關(guān)部門：學(xué)社聯(lián)所有部門
為加強(qiáng)學(xué)社聯(lián)辦公室的資料管理，方便查閱，特制定如下制度：
1、 文件夾須按上述順序位置放好
2、 各類文件按類別及上述擺放要求放于指定文件夾中，不可混放
3、 辦公室桌上散亂的文件、表格應(yīng)及時(shí)放入相應(yīng)文件夾中
4、 抽屜中文件須按類別疊放好
5、 及時(shí)更新文件夾，將陳舊文件放入相應(yīng)的檔案袋中，（按文件的有效期，一般為兩周整理一次）
6、 其他部門要使用備用文件夾須向辦公室人員提出申請(qǐng)，經(jīng)同意后方可使用（聯(lián)系人：）
二、柜內(nèi)檔案（順序從上往下）
層數(shù) | 分類 |
一層 | 學(xué)術(shù)類 綜合素質(zhì)類 體育類 |
二層 | 文藝類 社會(huì)實(shí)踐類 已撤銷協(xié)會(huì) |
三層 | 內(nèi)部資料 各協(xié)會(huì)資料 其他資料 |
四層 | 內(nèi)部資料 內(nèi)部部門資料 公共物品（物質(zhì)） |
檔案柜內(nèi)資料管理制度
1、 各協(xié)會(huì)均設(shè)一個(gè)檔案袋，并按性質(zhì)分類
2、 檔案柜內(nèi)壁上張貼協(xié)會(huì)資料導(dǎo)向表，便于查閱
3、 檔案袋中資料須按時(shí)間順序依次放置
4、 檔案袋上設(shè)置標(biāo)記
5、 學(xué)社聯(lián)內(nèi)部資料僅供學(xué)社聯(lián)內(nèi)部人員當(dāng)場(chǎng)查閱，不外借
6、 協(xié)會(huì)資料僅供學(xué)社聯(lián)內(nèi)部人員及協(xié)會(huì)內(nèi)部人員當(dāng)場(chǎng)查閱與復(fù)印，不外借
7、 向辦公室借閱資料需詳細(xì)記錄在案，包括借用資料名稱、借閱時(shí)間，借閱方單位、借閱人名稱、聯(lián)系方式，學(xué)社聯(lián)經(jīng)手人姓名及聯(lián)系方式
8、 協(xié)會(huì)在非值班時(shí)間不得借閱資料
備注：若出現(xiàn)以下幾種情況者：
1、私自使用備用文件夾而未申請(qǐng)
2、私自將資料外借
3、不同程度破壞資料
第一次口頭批評(píng)并禁止使用辦公室文件資料兩周，第二次則禁止其再次使用辦公室文件資料