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  • 前臺文員工作要求

    2016-07-07    文員職責(zé)   


    一、接聽電話1.在聽到電話三聲響前拿起電話。

    2.接聽電話必須使用禮貌用語——“您好!**!”(外線)或“您好!前臺!”(內(nèi)線),不可使用“喂!干什么?找誰?”等非專業(yè)用語。

    3.非推銷來話,不可先掛機,必須等對方掛機后方可收線,如特殊電話可婉轉(zhuǎn)崔促。

    4.接到上級領(lǐng)導(dǎo)電話指令后,應(yīng)盡快處理相關(guān)事項,如有無法執(zhí)行情況,應(yīng)立即電話相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者,免耽誤領(lǐng)導(dǎo)工作進程。


    二、接待客人1.有客人來時,應(yīng)面帶微笑,起立問候并做好指引工作。

    2.如有來訪不詳情況,可與行政部領(lǐng)導(dǎo)聯(lián)系,不可私自處理,更不得怠慢來賓。

    3.公司高層領(lǐng)導(dǎo)或客人會議時應(yīng)及時送茶水。

    4.會議室的整理及會前安排。


    三、車輛安排1.根據(jù)行政部領(lǐng)導(dǎo)批示安排車輛。

    2.根據(jù)各部門的申請單,按重要性合理安排車輛并要求司機做好相關(guān)記錄資料。

    3.安排過程中如有車輛使用周轉(zhuǎn)有問題時,應(yīng)立即知會申請部門和行政部領(lǐng)導(dǎo),以妥善安排,不可擅做主張造成不必要的損失。


    四、文件資料收發(fā)1.有快件或郵件到,第一時間通知收件,獲收件人同意后方可代為收件,但須填寫《信件收發(fā)登記表》。

    2.周末快遞與郵件,先代為簽收并做好記錄,周一正常上班后第一時間通知收件人收件,并簽名確認(rèn),以免錯發(fā)。

    3.內(nèi)部文件資料,根據(jù)需要分類送交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽批、審核后再電話話通知返回相關(guān)部門,單據(jù)不可隨意擺放,應(yīng)謹(jǐn)慎保管,以免丟失或泄露機密。


    五、前臺整理及下班后值班1.保持前臺大廳及周邊整潔、衛(wèi)生,符合“5S”標(biāo)準(zhǔn)。

    2.下班后關(guān)好寫字樓一樓設(shè)備(如復(fù)印機)電源及門窗等,以免造成不必要的損失。

    3.下班后,不允許閑雜人等逗留寫字樓,如有可疑可隨時通知保安或與行政部領(lǐng)導(dǎo)聯(lián)系及時處理。

    4.下班前應(yīng)做好移交工作,特別是周日應(yīng)與保安交待后方可離開,不可私自下班。


    六、上班時間調(diào)整一直以來,前臺工作時間為24小時兩班制,考慮到工廠工作性質(zhì),上班時間調(diào)整為:
    第一班:6:30~~15:00第二班:15:00~~23:30

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