秘書部作為公共關(guān)系協(xié)會(huì)的重要部門之一，負(fù)責(zé)各種文職工作，協(xié)調(diào)協(xié)會(huì)內(nèi)部各部門開展工作，管理好協(xié)會(huì)的重要資料，是溝通協(xié)會(huì)上下的橋梁。本屆秘書部希望在傳承往屆良好傳統(tǒng)的同時(shí)，創(chuàng)新工作，進(jìn)一步擴(kuò)寬部門的工作范圍，努力使秘書部成為協(xié)會(huì)的內(nèi)部樞紐，外部形象代表。具體工作計(jì)劃如下：
一、 小朋友的培養(yǎng)
小朋友是協(xié)會(huì)，部門未來發(fā)展的希望，他們的能力、歸屬感關(guān)系到協(xié)會(huì)以后的發(fā)展方向，因此小朋友的培養(yǎng)是一切工作之首。而小朋友的培養(yǎng)又是一項(xiàng)長期，艱巨的任務(wù)，我們應(yīng)該在任何時(shí)期都注重去做。為此，我們按時(shí)期分了以下幾點(diǎn)：
(一) 招新：
(二) 平時(shí)生活：
部長們在平時(shí)的生活中應(yīng)該負(fù)責(zé)好以下三個(gè)的職能：專業(yè)職能，情感職能，交流職能。
（1）專業(yè)職能：專業(yè)職能主要是針對(duì)本協(xié)會(huì)的職能----公關(guān)知識(shí)，部長們在平時(shí)和小朋友的聊天或工作中應(yīng)該將自己所掌握的公關(guān)知識(shí)傳遞給小朋友們，讓他們在公關(guān)知識(shí)的氛圍中成長；在這方面不一定要開會(huì)聚在一起才能實(shí)行，我們可以在平常的生活中灌輸這些知識(shí)，例如：用飛信定期發(fā)相關(guān)的知識(shí)，即可以當(dāng)作溫馨提示，也可以學(xué)到東西有助于我們之間的溝通。還可以介紹一些好的視頻，書籍給大家增值自己。在一段時(shí)間之后，我們可以舉行一個(gè)部門內(nèi)部的公關(guān)知識(shí)大賽，考驗(yàn)我們的成果。
（2）情感職能：情感職能主要是針對(duì)小朋友對(duì)協(xié)會(huì)的感情、歸屬感的問題。協(xié)會(huì)并不像學(xué)生會(huì)那樣有著強(qiáng)制性，他是靠感情來維持的。因此，培養(yǎng)小朋友的歸屬感很重要，部長們在空閑時(shí)間應(yīng)該多和他們聊天，關(guān)心他們的生活，盡力幫助他們所遇到的問題，特別是開學(xué)初幫助他們?nèi)ケM快適應(yīng)大學(xué)生活，而溫馨提示是重中之重；
（3）交流職能：交流主要是針對(duì)小組內(nèi)部成員、小組與小組之間、部門與部門之間、協(xié)會(huì)與協(xié)會(huì)之間的交流，根據(jù)上一年的經(jīng)驗(yàn)，秘書部在小組之間的交流是做得不夠的。部長可以帶領(lǐng)小朋友多在Q群發(fā)言，小組內(nèi)或小組間可以有空就一齊吃個(gè)飯或宵夜，讓大家多作交流，也可以多搞些部門內(nèi)的活動(dòng)或部門間的聯(lián)誼；
(三) 培訓(xùn)
新生參加我們協(xié)會(huì)，更多是沖著培養(yǎng)自己的公關(guān)知識(shí)而來的，如果它們在此學(xué)不到有用的東西，將會(huì)有損協(xié)會(huì)的形象，而且不利于留住人才。因此，一定要落實(shí)好定期培訓(xùn)和注重培訓(xùn)的內(nèi)容：
時(shí)間：招新后兩星期內(nèi)，常規(guī)每月一次；（一學(xué)期不少于四次）
內(nèi)容：“秘書部職能”、“如何適應(yīng)大學(xué)生生活”、“公關(guān)知識(shí)”、“社交禮儀”、“公文寫作”等等
培訓(xùn)人員：主要是秘書部各位部長，也可以邀請其他部部長，或者請前幾任協(xié)會(huì)的師兄師姐作經(jīng)驗(yàn)交流，條件允許的話可以邀請徐鋼英老師等著名講師；
培訓(xùn)一方面可以增加小朋友們的公關(guān)知識(shí)，也可以有利于他們之間的交流，并且也可以借此介紹我們的公關(guān)精英大賽，打響我們的品牌。
(四) 活動(dòng)
上面所說到的培訓(xùn)只是理論方面的，而要想培育公關(guān)能力則要靠活動(dòng)來實(shí)踐。在部門內(nèi)的活動(dòng)可以完全交給小朋友們?nèi)ソM織，鍛煉他們的能力；而在培訓(xùn)后也可以讓他們代表協(xié)會(huì)參加啊一些活動(dòng)，例如拉贊助、代表協(xié)會(huì)參加其他協(xié)會(huì)的活動(dòng)等。而協(xié)會(huì)的活動(dòng)也應(yīng)該盡早讓小朋友去參加，畢竟協(xié)會(huì)的工作量很大，需要小朋友的參加，而且也可以讓他們接觸到公關(guān)的活動(dòng)。我們應(yīng)該制定好人員表，盡量每一次參加活動(dòng)的人員都不同，一來可以讓他們不會(huì)覺得工作量大，二來可以讓他們每一個(gè)都得到鍛煉的機(jī)會(huì)。特別在第二學(xué)期，必須進(jìn)一步放手讓干事去接觸協(xié)會(huì)事務(wù)，如品牌活動(dòng)公關(guān)精英大賽，一方面鼓勵(lì)干事們積極參加比賽，另一方面也可以讓部分干部帶領(lǐng)適當(dāng)數(shù)量的干事負(fù)責(zé)比賽的籌備推行工作，進(jìn)一步鍛煉他們的能力；
最后，在每次培訓(xùn)或活動(dòng)后都應(yīng)該讓他們作一下總結(jié)，讓他們知道自己學(xué)到了什么，并且在下一次應(yīng)該注意些什么。
注：部長在帶小朋友時(shí)需要細(xì)心，耐心和責(zé)任心。重視每一位小朋友，與它們一齊工作，給它們更多的機(jī)會(huì)去展現(xiàn)自己。
二、 部門本職工作
（一）活動(dòng)的準(zhǔn)備、總結(jié)工作
包括活動(dòng)前的準(zhǔn)備會(huì)議，前期向社聯(lián)申請活動(dòng)的相關(guān)事宜，協(xié)會(huì)內(nèi)部溝通工作，邀請外賓工作，活動(dòng)簽到工作，活動(dòng)后的總結(jié)會(huì)議等等。正部負(fù)責(zé)整體的協(xié)調(diào)和與其他部門溝通，反映情況，并且爭取參與到活動(dòng)中去。而落實(shí)工作將由副部們輪流負(fù)責(zé)，到后期可以把工作逐漸安排讓小朋友參與、負(fù)責(zé)，和他們一起工作、體驗(yàn)，有利于增強(qiáng)干事們的存在感以及加強(qiáng)部門凝聚力。
注：社聯(lián)辦公室上班時(shí)間是：每周一至周五，中午11:50-12:30下午4:30-5:30 由于社聯(lián)是每周一遞交社團(tuán)相關(guān)的申請表到書記辦公室審批，周四通知社團(tuán)負(fù)責(zé)人拿批條的，為提高辦事效率，遞交策劃書最好在每周一，且可與申請課室，海報(bào)，橫幅，宣傳攤位等同時(shí)進(jìn)行，根據(jù)活動(dòng)涉及的相關(guān)地點(diǎn)，分別到華山和五山辦公室申請。
（二）建立健全的資料庫
1）協(xié)會(huì)內(nèi)部資料整理工作：整理協(xié)會(huì)內(nèi)部的文書，資料，建立資料庫存檔，并把資料轉(zhuǎn)交給宣傳部以便更新協(xié)會(huì)博客，電子相冊和視頻。協(xié)會(huì)內(nèi)部資料的整理工作繁瑣而重要，它記載著公協(xié)發(fā)展的歷史。協(xié)會(huì)的發(fā)展需要資料的整理，具體將由各副部負(fù)責(zé)相應(yīng)部門，跟蹤督促其部門內(nèi)部的資料整理資料交由秘書部整理。
1向各部門收集活動(dòng)的相關(guān)資料：包括圖片，視頻，宣傳單張，活動(dòng)總結(jié)等
2對(duì)資料進(jìn)行篩選，分類，排版
3儲(chǔ)存新的資料，更新資料庫
2）建立資料庫：例如公關(guān)知識(shí)的資料庫等等
（三）與學(xué)術(shù)部共同負(fù)責(zé)協(xié)會(huì)的文化建設(shè)
文化建設(shè)是協(xié)會(huì)內(nèi)部建設(shè)其中一個(gè)重要組成部分，它默默影響著協(xié)會(huì)內(nèi)的每一位成員。良好的團(tuán)隊(duì)文化氛圍，有利于增強(qiáng)協(xié)會(huì)的凝聚力和向心力，甚至，它可以作為一種無形的推力，鼓勵(lì)每一位隊(duì)友向著協(xié)會(huì)最高的目標(biāo)而努力。文化建設(shè)的工作不是一蹴而就的，它需要我們秘書部和學(xué)術(shù)部時(shí)刻關(guān)注著協(xié)會(huì)的動(dòng)態(tài)，不斷更新有關(guān)信息，以便全協(xié)會(huì)成員感受到協(xié)會(huì)的文化傳遞。
（四）落實(shí)交流職能與情感職能
1）落實(shí)交流職能：招新后安排兩組兩組的小規(guī)模部門內(nèi)聯(lián)誼，讓部門內(nèi)的小朋友盡可能的認(rèn)識(shí)更多的人，聯(lián)誼的方式不限，可在飯?zhí)脺剀奥?lián)誼，在戶外聯(lián)誼，帶隊(duì)出去參觀聯(lián)誼等等，視情況而定。條件成熟后將與其他部門進(jìn)行聯(lián)誼。
2）落實(shí)情感職能：在特定的時(shí)間或活動(dòng)發(fā)出溫馨提示。溫馨提示不僅要發(fā)給小朋友，還要發(fā)給協(xié)會(huì)的師兄師姐。本著感恩的心去做，堅(jiān)持不懈。每個(gè)部長可專門負(fù)責(zé)某些特定的人。這項(xiàng)工作需要登記。各位副部也需要定期與小朋友有交流，這要體現(xiàn)在各位副部的小朋友培養(yǎng)計(jì)劃上，可通過電話，短信，聯(lián)誼，聚會(huì)等形式，向小朋友滲透協(xié)會(huì)的精神，本部門文化，介紹公關(guān)知識(shí)。
（五）秘書部內(nèi)部分工
秘書部由6位部長組成（1名正部長，5名副部長），各部長間職能必須分工好，落實(shí)好。具體如下：
正部長：協(xié)調(diào)、統(tǒng)領(lǐng)整個(gè)部門的工作。部長和其他部門、會(huì)長團(tuán)協(xié)調(diào)好秘書部的工作。帶領(lǐng)副部長，整理、更新整個(gè)協(xié)會(huì)的通訊錄和空閑時(shí)間表，與外校公協(xié)或相關(guān)組織的聯(lián)系和合作，協(xié)會(huì)資料庫的整理及更新，計(jì)劃部門建設(shè)，部門發(fā)展計(jì)劃，跟進(jìn)副部門的工作等。
副部長：落實(shí)好部門本職工作及小朋友的培養(yǎng)方案，落實(shí)部門負(fù)責(zé)的工作。
（1） 針對(duì)協(xié)會(huì)內(nèi)部工作，副部門將實(shí)行責(zé)任制，每個(gè)副部負(fù)責(zé)相應(yīng)的協(xié)會(huì)其他部門，落實(shí)好通知，整理部門資料，督促其他部門落實(shí)溫馨提示及其他相關(guān)工作.
（2） 針對(duì)部門內(nèi)部工作，各位副部將實(shí)行輪換及責(zé)任制。特別是針對(duì)活動(dòng)的神情，每個(gè)副部輪流進(jìn)行。（因?yàn)樵顖?jiān)住在華山，所以要多幫忙負(fù)責(zé)申請工作）部門內(nèi)部會(huì)議的主持由5位部長輪流擔(dān)任。
三、 部門職能拓展――建立外交網(wǎng)
致力于打造一個(gè)更廣泛，更深入，更高層次的人際關(guān)系網(wǎng)，了解各大高�；蚱渌嚓P(guān)組織的動(dòng)態(tài)，為協(xié)會(huì)建立更大的發(fā)展空間。
（一）協(xié)會(huì)內(nèi)部
由部長和其他部長協(xié)調(diào)，爭取部門承包工作或活動(dòng)，例如一些活動(dòng)的策劃和主持，給更多的機(jī)會(huì)給小朋友發(fā)揮所長，一展身手。
（二）華農(nóng)其他協(xié)會(huì)
安排人員積極參與其他協(xié)會(huì)的活動(dòng)，加強(qiáng)協(xié)會(huì)間的合作，爭取與其他協(xié)會(huì)一起舉辦一些全校性的影響力大的活動(dòng)。
（三）華農(nóng)學(xué)�；�?qū)W院的公關(guān)部、外聯(lián)部
多與各學(xué)院的公關(guān)部、外聯(lián)部聯(lián)系，一方面可以邀請他們參與我們的交流會(huì)，分享經(jīng)驗(yàn)，另外一方面可以方便開展相關(guān)培訓(xùn)時(shí)借課室。
（四）廣東其他高校公協(xié)
秘書部已經(jīng)總結(jié)出廣東高校公協(xié)的交流通訊錄，之后將由每位部長們負(fù)責(zé)若干高校，和他們的聯(lián)系人保持好聯(lián)系，方便我們以后邀請外賓，組織一些跨校的活動(dòng)，甚至更大的活動(dòng)。這將是秘書部的重頭戲，每位部長必須認(rèn)真落實(shí)。另一方面，積極參加各大高校的大型活動(dòng)，吸取經(jīng)驗(yàn)，看是否有新的管理方法，推陳出新。
華南農(nóng)業(yè)大學(xué)公共關(guān)系協(xié)會(huì)秘書部
20XX．07．06