為了加強文件管理，培養(yǎng)規(guī)范意識，提高工作效率，特制訂此制度。
一、文件的撰寫
1、各部門必須對文件撰寫引起高度重視，必須依照實際情況進行撰寫。
2、規(guī)范標(biāo)題。階段性的文件標(biāo)題格式為“機構(gòu)+時間+文件類型”，
3、規(guī)范落款。文件署名發(fā)文機構(gòu)全稱，后落日期，一并落于文件右下角，居右對齊。日期格式為“20XX年2月16日”（落款日期為阿拉伯?dāng)?shù)字），多部門聯(lián)合發(fā)文的，按層級高低由上到下的署名。
4、規(guī)范文稿。手寫稿紙統(tǒng)一用規(guī)范的材料紙，電子稿標(biāo)題統(tǒng)一
為三號黑體加粗，正文四號仿宋，正文中小標(biāo)題為四號黑體，落款為四號仿宋。
5、規(guī)范蓋章。文件撰寫完成后，按部門所屬在落款處加蓋公章，
公章要求清晰公正�？鐧C構(gòu)聯(lián)合發(fā)文的，按層級高低由左到右蓋章。
二、文件的收發(fā)
1、各部門于學(xué)期初以及學(xué)期末擬定學(xué)期工作計劃于總結(jié)，并在
規(guī)定的時間內(nèi)上交至院團委學(xué)生會�；顒佑媱�、總結(jié)分別在活動開展的前三天和結(jié)束的后三天內(nèi)上交，并在本部門“院級材料上交登記表”上做好登記，注明文件名稱、送交時間、送交人姓名、接受人姓名（其中接受人姓名必須由院團委學(xué)生會接受材料人員簽）。院級材料上交表”各部門自行保管，遺失或損壞自行負責(zé)。
2、上級材料下達，各部門按部門對口原則和職能劃分原則負責(zé)
接受，并在收件不上做好登記，注明文件名稱、接受部門、接收時間、接收人姓名，文件傳達完畢后保留一份復(fù)印件后送辦公室歸檔。
3、其他材料，如學(xué)院工信息（校報，系雜志、報刊）傳閱完畢
后，交辦公室歸檔。
三、文件的存放
1、各部門所有材料一式三份，一份交與院團委學(xué)生會，一份交
與辦公室，一份本部門留底（不蓋章）。
2、各部門文件必須存有電子稿。
3、各部門定期（一般為半個月）對本部門的文件進行編號，歸
檔，并制作文件歸檔電子目錄。
4、主席團將聯(lián)合辦公室于每學(xué)期第七周、第十四周、第十八周進行各部門材料清查，清查內(nèi)容包括學(xué)期工作計劃、活動計劃、總結(jié)及圖片材料、學(xué)期工作總結(jié)、院、系級會議記錄本、上交院級材料簽收表等。
四、文件的借閱
1、 歸檔文件借閱，須經(jīng)辦公室人員同意，并做好登記，準(zhǔn)時歸
還。任何人不得不經(jīng)允許私自翻閱，帶走文件。
2、文件如不幸遺失馬上和部門負責(zé)人聯(lián)系，及時補好遺失文件。
五、管理的組織
1、中文系團總支、學(xué)生分會辦公室負責(zé)所有文件統(tǒng)籌管理，定期審查、匯編。
2、各部門負責(zé)人協(xié)助辦公室做好本部門文件管理，定期檢查檔案，
并做好相關(guān)電子存檔工作。
中文系團總支、學(xué)生分會辦公室