近期頻上熱搜的職場(chǎng)綜藝將許多職場(chǎng)話題推到眾人面前，但在觀看節(jié)目過程中，學(xué)姐發(fā)現(xiàn)即使很多高學(xué)歷，背景優(yōu)秀的同學(xué)也都在實(shí)習(xí)中暴露了很多職場(chǎng)禁忌，最令我關(guān)注的就是在撰寫商務(wù)郵件的環(huán)節(jié)。
何為商務(wù)郵件？
商務(wù)郵件就是職場(chǎng)上相互溝通的信件。商務(wù)郵件不僅是你工作的記錄，還具有同時(shí)告知多人、傳遞附件的功能，更重要的是，在商業(yè)活動(dòng)中，一旦發(fā)生糾紛，郵件可以作為法律證據(jù)使用，通過商業(yè)郵件也能看出一個(gè)人的職業(yè)素養(yǎng)，所以養(yǎng)成良好的郵件習(xí)慣非常重要。
商務(wù)郵件的作用：告知、通報(bào)、信息傳遞（留痕）
商務(wù)郵件的撰寫原則：效率高，邏輯清晰，態(tài)度有禮貌
那么如何寫出好的商務(wù)郵件？
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收件人，抄送，密送
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學(xué)姐猜測(cè)大家在初次實(shí)習(xí)的時(shí)候，撰寫自己的第一封商務(wù)郵件都有很多問號(hào)：我要發(fā)給誰，抄送誰，密送又雙叒叕是什么？
情景一：會(huì)議記錄郵件
收件人一欄需要放所有到場(chǎng)與會(huì)者。只要出席會(huì)議就默認(rèn)TA有權(quán)收到會(huì)議記錄；抄送一欄要放應(yīng)該要知道會(huì)議內(nèi)容的領(lǐng)導(dǎo)，以及那些應(yīng)該開會(huì)但未到場(chǎng)的人。
情景二：給跨部門同事或領(lǐng)導(dǎo)發(fā)郵件
當(dāng)別的部門同事或者領(lǐng)導(dǎo)向你咨詢信息，回復(fù)的時(shí)候收件人當(dāng)然是那個(gè)同事或領(lǐng)導(dǎo)，抄送一欄里，必定要放上自己的直屬上司，這至少有三個(gè)含義：
1.體現(xiàn)對(duì)直屬上級(jí)的尊重。
2.抄送上級(jí)，如果上級(jí)沒有反應(yīng)表明通過TA批準(zhǔn)了；如果直屬上級(jí)不批準(zhǔn)，就會(huì)馬上回復(fù)澄清，避免不必要誤會(huì)。
3.讓你的直屬領(lǐng)導(dǎo)知道你的工作，學(xué)會(huì)匯報(bào)自己的工作。
總而言之，收件人是直接關(guān)系到某個(gè)具體事件的，并需要作出處理和回復(fù)的人。抄送人一般是間接相關(guān)的人，不需要作出處理和回復(fù)，僅需要了解知曉即可。密送的主要作用是不希望收件人和抄送人知道密送中的人收到了這封郵件。
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正確輸入主題
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學(xué)姐提醒你，郵件的主題很重要！郵件一定要有主題，郵件的主題為了讓收件人看到郵件主題之后對(duì)該郵件有個(gè)大體了解，確定郵件的緊急、重要程度、以及有效、有用性等，所以在寫郵件主題的時(shí)候最主要的突出什么事、重要程度等關(guān)鍵信息。
1.郵件不要使用空白或無意義的主題，商務(wù)人士通常郵件繁多，需要能夠快速檢索郵件、篩選垃圾郵件。
2.郵件主題要簡(jiǎn)短明確，突出內(nèi)容的重要性，切忌冗長(zhǎng)復(fù)雜（10-15字為宜）。
3.如果主題中有關(guān)鍵詞想突出，可以添加符號(hào)加以著重（對(duì)于一些分享、自薦啊等有一定屬性的郵件也可以加上【屬性】），如果確實(shí)很緊急，在郵件開頭注明【緊急】或【☆☆☆】，【】不宜超過2個(gè)。
4.一封郵件盡可能只針對(duì)一個(gè)主題，盡量避免一封郵件交叉溝通多個(gè)事，以便收件人處理與回復(fù)，也方便自己日后整理。
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撰寫正文
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郵件的正文是一封商務(wù)郵件的核心，正文的書寫極其重要。要注意郵件整體框架，行文格式，清晰明了，有理有據(jù)，不用過多修飾，不需要附加情感，語義清晰，文字凝練，一般采取三段式最佳（開頭、主體、結(jié)尾），主體內(nèi)容歸類，條理化、數(shù)據(jù)化。
1.對(duì)方不認(rèn)識(shí)你，第一件應(yīng)當(dāng)說明的就是自己的身份，姓名或你代表的企業(yè)名是必須通報(bào)的以示對(duì)對(duì)方的尊重，點(diǎn)名身份應(yīng)當(dāng)簡(jiǎn)潔扼要，最好是和本郵件以及對(duì)方有關(guān)，主要功能是為了收件人能夠順利地理解郵件來意。
2.正文首先要求簡(jiǎn)明扼要，多用簡(jiǎn)單詞匯和短句，準(zhǔn)確清晰的表達(dá)，不要出現(xiàn)讓人晦澀難懂的語句。
3.注意郵件論述語氣，根據(jù)收件人與自己的熟絡(luò)程度、等級(jí)關(guān)系，郵件是對(duì)內(nèi)還是對(duì)外性質(zhì)的不同，選擇恰當(dāng)?shù)恼Z氣進(jìn)行論述，以免引起對(duì)方不適。要體現(xiàn)尊重對(duì)方，請(qǐng)、謝謝之類的語句要經(jīng)常出現(xiàn)。
4.正文主體條理化，數(shù)據(jù)化——多用1234之類的列表，以清晰明確，如果事情復(fù)雜，最好1、2、3、4的列幾個(gè)段落進(jìn)行說明，保持每個(gè)段落簡(jiǎn)短。
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正確使用簽名
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不瞞你說，學(xué)姐在初入職場(chǎng)時(shí)，就犯過“不使用簽名”的錯(cuò)誤，最后鬧出笑話，對(duì)方根本就不知道你是誰。
學(xué)姐溫馨提示：每封郵件在結(jié)尾都應(yīng)有簽名，這樣對(duì)方可以清楚的知道發(fā)件人信息。郵件簽名檔的目的是讓收到郵件的人知道是誰發(fā)的郵件,如果有問題可以及時(shí)的聯(lián)系到你。
1.簽名信息不宜過多：簽名檔可包括姓名、職務(wù)、公司、電話、傳真、地址等信息，但信息不宜行數(shù)過多，一般不超過4行。你只需將一些必要信息放在上面，對(duì)方如果需要更詳細(xì)的信息，自然會(huì)與你聯(lián)系。
2.不要只用一個(gè)簽名檔：對(duì)內(nèi)、對(duì)私、對(duì)熟悉的客戶等群體的郵件往來，簽名檔應(yīng)該進(jìn)行簡(jiǎn)化，過于正式的簽名檔會(huì)讓與對(duì)方顯得疏遠(yuǎn)，你可以在Foxmail、OUTLOOK中設(shè)置多個(gè)簽名檔，建議靈活調(diào)用。
經(jīng)過學(xué)姐點(diǎn)撥，商務(wù)郵件怎么寫你應(yīng)該明白了吧？還是老話，世上無難事，只怕有心人。別嫌發(fā)商務(wù)郵件繁瑣，只要你慢慢熟悉，仔細(xì)去撰寫，做職場(chǎng)精英要從杜絕基本錯(cuò)誤開始！學(xué)姐告訴你個(gè)最佳途徑——收藏本篇，隨取隨用~