E-mail已經(jīng)完全改變了我們的工作方式。它給我們提供了許多便利，假如利用得好的話，它還是提高工作效率的有效工具。但是，如果管理不善，就成了一種浪費時間的工具。資料顯示單是辦公人員幾乎每天都要收到30封以上的郵件，而從事協(xié)作性項目的人每天收到的郵件數(shù)量則更多。
本文分幾大步驟來幫你掌握處理E-mail的時間，以方便你繼續(xù)從事別的任務(wù)。對那些源源不斷的信息要分清主次，決定是否要立即回復(fù)它。本文將會指導(dǎo)你如何根據(jù)郵件的價值或是功能分類別且鼓勵你應(yīng)該定期清理郵箱。雖然你已經(jīng)盡最大努力，你收到的郵件或是垃圾郵件會在郵箱里面成堆而且?guī)Р《镜泥]件會影響你的電腦系統(tǒng)，本文還會指導(dǎo)你保護好你自己。它還會提供一些跟 e-mail的功能和速度有關(guān)的，同樣方便有效的其他溝通方式。
第一步：對收到的信息分清主次
檢查一下郵件主題，看郵件是緊急事件還是普通信息？郵件內(nèi)容是否在你的工作范圍之內(nèi)或這些內(nèi)容對別人是否是期待的？
按照發(fā)件人來分分主次�？纯此麄兪欠翊_實是緊急事件要通知？記住有些人就是喜歡把每封郵件都標記成重要郵件，即使郵件本身并不重要。
是明顯的垃圾郵件嗎？可以刪除不看嗎？
檢查來信時間，看看信件是否在郵箱里面待太久了。
信件一來你就可以看一下這封郵件是否應(yīng)該立刻引起關(guān)注。而剩下的放在以后方便的時候再看。
第二步：分階段回復(fù)
因為e-mail是一個即時工具，因此常常讓你感覺要立即回復(fù)但是有時候并沒有必要。你可以以更簡潔的知識和更具體的內(nèi)容分階段進行回復(fù)。先給發(fā)件人一點提示告訴他/她你將什么時候有空回信給他/她并最好能給出一個最遲回信期限。
如果來信只是要你簡單回復(fù)一下，用一行文字就能立即回答的問題。比如你只需要回答“行，我十點鐘會準時出席會議”，或是“多謝提供信息”之類的。
假如你不能夠立即回復(fù)或是不回復(fù)，你也應(yīng)該讓發(fā)件人知道你已經(jīng)收到信息了而且會盡快聯(lián)系。這種回答很適合于處理咨詢類的事情，類似以下這些情況：
1、在圓滿回答之前你必須進一步查詢資料；
2、關(guān)系到相對比較復(fù)雜的事情因此你需要時間來思考自己的回答而不僅僅是給出一個倉促的答案；
3、你可能正因為收到的一封郵件而氣憤，沮喪，挫折或是迷茫，在做出相關(guān)答復(fù)之前需要一段時間來冷靜冷靜；