用正式公文下發(fā)通知的會(huì)議，往往比較重要。寫(xiě)作的原則是：明確具體。即讓接到通知的人員在思想上明確會(huì)議的各項(xiàng)要素，在行動(dòng)上知道接下來(lái)該怎么做。下圖中的通知既沒(méi)有主送單位，有沒(méi)有明確的參會(huì)人員，應(yīng)該避免。

　　簡(jiǎn)明的會(huì)議通知應(yīng)包含如下元素：召開(kāi)會(huì)議的單位、會(huì)議主要內(nèi)容，會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參加會(huì)議的人員等。這類會(huì)議通知，往往用一段話把以上要素包括在內(nèi)即可。

　　還有一些比較正規(guī)、重要、議程較多的會(huì)議，往往還要明確參會(huì)人員的報(bào)到時(shí)間、地點(diǎn)、食宿安排等，有的還要寫(xiě)明會(huì)議的中心議題、主要議程，需要參會(huì)人員做什么準(zhǔn)備等等。這類會(huì)議通知，往往在一個(gè)自然段里寫(xiě)不清楚，比較凌亂，可以分為幾個(gè)要點(diǎn)來(lái)寫(xiě)。如：

　　二、時(shí)間及地點(diǎn)；

　　三、參會(huì)人員；

　　四、注意事項(xiàng)等等。

　　在格式上。正文前要頂格寫(xiě)通知發(fā)往的單位，正文后要注明會(huì)議組織者的聯(lián)系電話。最后落款，注明發(fā)文單位、日期，有時(shí)要蓋章，以示嚴(yán)肅、正式。如下圖——

　　有的會(huì)議需要參會(huì)人員提交回執(zhí)，可以在附件中規(guī)定回執(zhí)格式，一般包括與會(huì)人員的單位名稱、姓名、職務(wù)或職稱、性別、民族，抵離會(huì)議城市的時(shí)間、航班、車次，是否需接站及其他要求等。有時(shí)為了便于外地人員參會(huì)，還要附帶報(bào)到地點(diǎn)的交通路線、位置示意圖等。