第一章 總  則

第一條  為強化校團委辦公室職能，規(guī)范其使用與管理，增強辦公室使用的規(guī)范性與明晰性，提高辦公效率，本著責(zé)權(quán)統(tǒng)一的原則，現(xiàn)結(jié)合實際情況，制定本制度。

第二條  本制度所指的辦公室管理包括辦公室職能、物資管理、檔案管理、值班管理、會議管理。

第二章 校團委辦公室職能

第一項   團委指導(dǎo)老師、學(xué)生副書記辦公、專職團干辦公；

第二項   舉行小型會議；

第三項   收發(fā)各項文件；

第四項   存放各部門文件檔案，辦公室設(shè)有各部門文件存放柜，可用于文件整理及歸檔；

第五項   日常辦公，辦公室可用于各部門日常辦公，整理資料等事務(wù)；

第六項   物資管理，校團委物資借用、歸還等管理均在此辦公室進行；

第七項  收集材料，收集基層上交材料，包括報名表、申報書、方案、征文等等。

第三章  辦公室物資管理

第四條  校團委辦公室所有物資歸團委所有。

第五條  校團委物資旨在方便老師辦公、各組織舉行活動。

第六條  校團委物資包括辦公用品、辦公設(shè)備、庫房物資；

辦公用品包括筆、尺子、訂書機、文件夾等常用辦公用品；

辦公設(shè)備包括電腦、打印機、電話、飲水機、書柜等設(shè)備；

庫房物資指團委內(nèi)設(shè)機構(gòu)辦公室存放的所有物資，包括地毯、麥克風(fēng)等。

第七條  校團委物資一般不外借，如需借出，必須在相應(yīng)表格填寫登記。

第八條  物資使用與保管

第一項 辦公用品的使用要以勤儉節(jié)約為原則，杜絕奢侈浪費；

第二項 所有校辦公設(shè)備使用權(quán)屬校團委所有，其他組織或個人不享有使用權(quán)；

第三項 所有辦公用品使用完畢后，應(yīng)立即放回原位；

第四項 辦公設(shè)備若有損壞，需及時報修，以保證正常的辦公室運作；

第五項 所有物資在使用過程中，如有惡意損壞或丟失現(xiàn)象，需作出相應(yīng)賠償；

第六項 值班結(jié)束后務(wù)必切斷電腦、打印機、飲水機等辦公設(shè)備的電源；

第七項 辦公室電腦使用者未經(jīng)相關(guān)人同意，一律不得刪除、拷貝電腦資料；

第八項  辦公室電腦使用者應(yīng)合理使用電腦，不得利用其進行與工作無關(guān)的事情，保持電腦正常運作；

第九項 未經(jīng)老師同意，任何人不能擅自使用老師的電腦；

第十項  打印機一般僅為團委學(xué)生副書記、專職團干使用，其他人未經(jīng)老師同意不得擅自使用。如有違規(guī)，視嚴重程度給與懲罰。

第九條  物資借用與歸還

第一項 辦公用品、辦公設(shè)備僅供團委內(nèi)部使用，庫房物資可外借；

第二項  辦公用品一般不得帶離辦公室，如需帶離，務(wù)必填寫《校團委辦公用品借用登記表》并及時歸還所屬辦公室；

第三項  團委內(nèi)部借用庫房物資，無需寫申請書，但需要事先與相關(guān)負責(zé)人說明，并填寫相應(yīng)的“物資借用歸還登記表”；

第四項 其他組織借用庫房物資，務(wù)必遵循《校團委物資借用程序》相關(guān)規(guī)定；

第五項  團委內(nèi)部或其他組織在借用庫房物資期間需保管好物資，若物資有所損壞或丟失，視嚴重程度給與懲罰。

第十條  物資清點與整理

第一項 辦公用品每兩個月清點一次，詳細記錄庫存數(shù)量、損耗情況，并填寫《校團委辦公用品物資清點登記表》，匯集所有已經(jīng)損壞或無法使用的辦公用品，根據(jù)實際情況，由辦公室相應(yīng)負責(zé)人統(tǒng)一處理；

第二項 辦公設(shè)備每月清點一次，并填寫《校團委辦公設(shè)備清點登記表》。如有丟失，追究相關(guān)責(zé)任人并作相應(yīng)懲罰；

第三項 庫房物資每月清點并整理一次，詳細記錄每種物資庫存數(shù)量、損耗數(shù)量等情況，詳細填寫《校團委庫房物資清點登記表》。匯集所有損壞由辦公室相應(yīng)負責(zé)人統(tǒng)一處理已損壞物資。

第四章  檔案管理

第十一條 文檔管理

第一項 不得隨意翻閱保密文件和老師專用文件；

第二項 可以翻閱非機密文件，查閱后及時放回原位；

第三項 辦公室所有文件一律不得調(diào)出辦公室，若需調(diào)出，必須經(jīng)辦公室主任同意；

第四項 不得對外透漏未正式發(fā)文的文件內(nèi)容；

第五項 定期清理儲物柜，及時歸檔文件。

第五章  文件整理

第十二條 整理信件

    按照來信人的類別分為團省委信件、外校團委信件、其他信件三類，并將各類信件分別置于對應(yīng)文件夾內(nèi)。

第十三條 整理文件

    按照文件來源地的類別分為團省委發(fā)文、省直團工委發(fā)文、校團委發(fā)文、內(nèi)部文件、其他文件等，將各類文件按分類放入各自對應(yīng)的文件夾內(nèi)。

第十四條 整理部內(nèi)文件部內(nèi)關(guān)于大型活動的文件也要定期進行整理。

第十五條 工作計劃與工作總結(jié)

 1、上交時間為每月1、2號，上交紙質(zhì)版至團委辦公室，同時發(fā)送電子版至4x39107 @qq.com。信息內(nèi)容整理為壓縮包，注明日期和事件，郵件主題注明日期和事件，信息以word格式報送，一個word文件對應(yīng)一篇信息，保存為doc格式，不接收docx格式的word文件。word文件名與標題一致。上報信息標題使用小二號黑體加粗，正文采用小四號宋體，首行縮進兩個字符，1.5倍行距；

 2、每篇信息請寫清楚標題，標題和正文要嚴格區(qū)分，沒有標題的信息一律不予采用；

 3、報送信息時請寫清楚事件發(fā)生的時間（如20XX年11月15日）；

 4、上報信息的內(nèi)容要體現(xiàn)出各組織的工作內(nèi)容，反映學(xué)院發(fā)展動態(tài)，可涉及團的職能部門、學(xué)生組織、學(xué)生社團、團總支、團支部等，能及時反映本學(xué)院學(xué)生工作的新思路、新舉措、新活動；     

 5、信息報送要做到及時準確，必須嚴把質(zhì)量關(guān)。每條信息要主題明確、內(nèi)容精煉、格式規(guī)范、重點突出、言之有物，盡量做到有情況、有分析，每篇稿子字數(shù)不少于1000字。

第六章  值班管理

第十六條 值班管理旨在加強各值班人員工作效率，規(guī)范其工作職責(zé)。

第十七條 值班時間、地點與值班人員

值班時間：星期一到星期五　上午8:00—12:00  下午14:30—17:20 

值班人員：辦公室主任、副主任、辦公室干事。

第十八條 辦公室值班主要工作

第一項 協(xié)助老師完成所需工作；

第二項 做好保密工作；

第三項 及時跟進未完成工作；

第四項 保持辦公室干凈整潔；

第五項 完成文件簽收、簽發(fā)工作；

第六項 整理未歸檔文件；

第七項 每天發(fā)放、整理各類報紙、雜志；

第八項 老師外出期間，做好接待工作。如接聽電話、接待來訪賓客等；

第九項 工作匯報。及時將值班期間發(fā)生的重要事項向老師匯報；

第十項 管理物資，包括接收各組織物資借用申請書、登記、領(lǐng)取、驗收以及存放工作；

第十一項 按時到辦公室值班，不遲到，不早退；到后如實登記，他人不得代簽 （有特殊情況不能按時值班者，須提前一天向辦公室主任請假，以便做臨時調(diào)整）；

第十二項 認真履行值班職責(zé)，嚴格按照要求完成值班工作，對值班期間須解決的問題，要及時處理，并在值班本上做好詳細記錄；做好交接班工作；

第十三項 如遇特殊情況無法獨立處理時，應(yīng)及時向團委老師求助或致電有關(guān)責(zé)任人，不得擅自處理；

第十四項 值班結(jié)束離開辦公室時，務(wù)必保證所有電源、門窗等均關(guān)閉。

第七章  會議管理

第十九條 例會分為團委例會和團委內(nèi)設(shè)機構(gòu)全體干部大會兩種。

第二十條  團委例會

    1、參加人員：團委書記處成員、各院系團組織負責(zé)人、校級學(xué)生組織負責(zé)人；

    2、時間：原則上規(guī)定每兩周召開一次，一般是周一19：00。團委可根據(jù)工作和活動的實際需要，適時調(diào)整會議時間；

       地點：暫定于圖書館三樓會議室 ( 每次例會的具體時間和地點，將由辦公室提前通知各院系指導(dǎo)老師和各校級組織負責(zé)人)；

    3、主持：團委書記或副書記；

    4、內(nèi)容：通報前期工作和活動情況，探討近期工作計劃，布置相關(guān)工作任務(wù)；

    5、會議記錄：由辦公室負責(zé)做好明確的會議記錄；

第二十一條  團委內(nèi)設(shè)機構(gòu)全體干部大會

    1、參加人員：校團委各部長及全體干事；

    2、時間：原則上規(guī)定每周召開一次，一般是周三下午17：30。團委可根據(jù)工作和活動的實際需要，適時調(diào)整會議時間；

       地點：定于2106教室； (每次例會的具體時間和地點，將由辦公室提前一天通知各部長，由各部長及時通知本部門的干事。)

    3、主持：團委學(xué)生副書記      

    4、內(nèi)容：通報前期工作和活動情況，探討近期工作計劃，布置相關(guān)工作任務(wù)；

    5、會議記錄：由辦公室負責(zé)做好明確的會議記錄。

第二十二條  考勤規(guī)定

    1、例會執(zhí)行嚴格的考勤規(guī)定，全體與會人員須于會議前在考勤表上簽到，團委例會由團委辦公室負責(zé)考勤，內(nèi)設(shè)機構(gòu)會議由組織部負責(zé)考勤；

    2、與會者要嚴格遵守會議時間，不得無故缺席、遲到、早退。因故不能按時參加或不能參加者均應(yīng)提前向團委書記或副書記請假，經(jīng)批準后方予準假,否則以缺席論處；

    3、與會者務(wù)必攜帶會議記錄本，認真作好會議記錄,否則按缺席而論；

第二十三條  處分條例

    1、凡會議期間無故遲到5分鐘到10分鐘者,在會議上做口頭檢查;無故遲到10分鐘以上者，按缺席而論；

    2、無故缺席一次者做書面檢討,并在例會上做檢查，缺席兩次者給以通報批評；        

    3、無故缺席兩次者，取消其一切團內(nèi)評優(yōu)資格；

    4、無故缺席三次者，經(jīng)團委會議討論,院工作領(lǐng)導(dǎo)小組同意,予以撤消相應(yīng)職務(wù)；      

    5、會議期間，將所有通訊設(shè)備設(shè)置為無聲狀態(tài)，并保持會場秩序，不得隨意交頭接耳。    

第八章  附則

第二十四條  本規(guī)章解釋權(quán)歸校團委辦公室。