熟練進(jìn)出商務(wù)會(huì)議場(chǎng)合是職場(chǎng)人必備的技能，不論是拜訪客戶還是客戶到訪，幾乎所有的正式場(chǎng)合都圍繞著商務(wù)會(huì)議來(lái)進(jìn)行。尤其是做服務(wù)行業(yè)的職場(chǎng)人，與客戶開(kāi)會(huì)作為最日常的工作之一，開(kāi)會(huì)是與客戶溝通、確認(rèn)方案、展示成果的重要形式。那么，我們?cè)趺床拍茉跁?huì)議中塑造專業(yè)形象，同時(shí)贏得客戶的信任和口碑？今天這篇文章，根據(jù)常見(jiàn)的會(huì)議場(chǎng)景，總結(jié)了與客戶開(kāi)會(huì)時(shí)需要注意的幾個(gè)要點(diǎn)，希望對(duì)你有所幫助。
提前發(fā)送會(huì)議議程及參會(huì)方式
每次會(huì)議前，如果會(huì)議需要確定的事項(xiàng)較多，那么會(huì)議涉及的議程就需要提前發(fā)送給相關(guān)參會(huì)方。比如對(duì)會(huì)議著裝的要求，男女職員可以以襯衫為主要搭配元素，視場(chǎng)合的正式程度再選擇是否要搭配西裝外套或穿著套裝。其次是和對(duì)方確定會(huì)議時(shí)間時(shí)，盡量不要選擇休息時(shí)間或私人時(shí)間，可以在對(duì)方的工作時(shí)間范圍內(nèi)進(jìn)行選擇。如果是重要會(huì)議，就需要提前打電話預(yù)約具體拜訪時(shí)間。除此之外，遲到是任何場(chǎng)合都非常忌諱的，很多職場(chǎng)新人都容易犯這樣的問(wèn)題。至少提前10分鐘到達(dá)會(huì)議場(chǎng)地。
相關(guān)會(huì)議物品準(zhǔn)備齊全
相關(guān)會(huì)議物品準(zhǔn)備齊全，可以保證講演的發(fā)揮效果。除了大家都知道的筆記本電腦和紙筆外，這里列出了一些會(huì)議中需要提前準(zhǔn)備或確認(rèn)的小事項(xiàng)，供大家參考：1、如果是比較重要或需要反復(fù)回聽(tīng)的會(huì)議場(chǎng)合，錄音筆就顯得很重要了。這樣做，能保證會(huì)議中所有的內(nèi)容都存檔記錄。需要注意的是，錄音前需要和對(duì)方確認(rèn)是否介意用錄音設(shè)備。2、如果是第一次會(huì)見(jiàn)客戶，一定要攜帶名片，增加客戶對(duì)你的印象，也是團(tuán)隊(duì)品牌傳播的一個(gè)必要環(huán)節(jié)。
確保有人陪同客戶
客戶到達(dá)后，要安排好會(huì)議議程及后續(xù)活動(dòng)，確�？蛻魰r(shí)刻能感受到被陪伴。如果客戶提前到達(dá)，而其它參會(huì)者還沒(méi)有到，我們可以引導(dǎo)客戶在公司內(nèi)先參觀一下，或者給客戶發(fā)放一本產(chǎn)品服務(wù)手冊(cè)等等，避免尷尬的同時(shí)又能加強(qiáng)客戶對(duì)企業(yè)文化的了解。如有必要，面向重要客戶還可以準(zhǔn)備接待宣傳背景圖，讓客戶有“賓至如歸”的感覺(jué)。最后，如果會(huì)議進(jìn)行時(shí)間較長(zhǎng)，中途可以安排茶點(diǎn)，并提前預(yù)定好午飯或晚飯。
會(huì)議是一個(gè)面對(duì)面的交流過(guò)程，客戶對(duì)于你的任何動(dòng)作和反饋在開(kāi)會(huì)過(guò)程中都會(huì)更加敏感。會(huì)議前約定時(shí)間地點(diǎn), 并通知所有與會(huì)人員，確保所有會(huì)議物料準(zhǔn)備齊全，并確�？蛻粲腥伺阃绱�，這場(chǎng)會(huì)議便成功了一半。