企業(yè)的員工手冊或規(guī)章制度是一個企業(yè)和企業(yè)員工的權(quán)利義務(wù)清單，現(xiàn)在企業(yè)要想健康高效運行，很重要的一個因素即明確員工的權(quán)利義務(wù)界限，使企業(yè)的每一個環(huán)節(jié)按照既定規(guī)則干凈利落地運轉(zhuǎn)。
因此，對于企業(yè)規(guī)則即規(guī)章制度或員工手冊本身的制定顯得至關(guān)重要；制定出合法且有效的規(guī)章制度或員工手冊對維護企業(yè)自身利益、同時保障員工合法權(quán)益吸引人才至關(guān)重要。
用人單位的規(guī)章制度要具有法律效力，應(yīng)當(dāng)具備3個條件：
- （1）規(guī)章制度的內(nèi)容應(yīng)具有合法性；
- （2）制定和通過應(yīng)經(jīng)過民主程序；
- （3）應(yīng)向勞動者公示。因此，將直接涉及員工切身利益的規(guī)章制度和重大事項決定公示或告知員工至關(guān)重要。
內(nèi)容合法
1、合法性
對于規(guī)章制度中的霸王條款，諸如在職期間不準(zhǔn)談戀愛結(jié)婚、入職三年不得懷孕、三月前未休完年休假視為自動放棄等，均因違反法律的強制性規(guī)定而無效。
2、合理性
合理性是公平原則在規(guī)章制度中的體現(xiàn)�！秳趧雍贤ā返谌艞l規(guī)定：勞動者有下列情形之一的，用人單位可以解除勞動合同：(二)嚴(yán)重違反用人單位的規(guī)章制度的。因此，雖然未違反法律法規(guī)的明確規(guī)定，但明顯不合理顯失公平的內(nèi)容仍然不為法律所承認(rèn)。
比如司法實踐中即便企業(yè)在員工手冊中將下列情形列為重大過失企業(yè)有權(quán)解除勞動合同的情形，法院也不一般不會認(rèn)可：曠工一天解除勞動合同，則有可能被認(rèn)為不具有合理性，通常認(rèn)為曠工三天解除勞動合同是合理的；給單位造成損失500元即解除勞動合同也有可能被認(rèn)為是不合理的；
朝陽法院判的某高檔酒店員工私拿三卷手紙被解除勞動合同則不被法院認(rèn)可。
3、可操作性
可操作性是指規(guī)章制度在適用時具有明確的指向，且不存在模棱兩可的情形。
例如：對于考勤制度中常見的“遲到”、“早退”行為：
一方面需要明確“遲到”、“早退”的具體含義，對于每天有四次打卡要求的企業(yè)來說，中午前后的遲到早退是否屬于遲到、早退。
另一方面要明確遲到、早退的后果，適用時不能產(chǎn)生兩條皆可的條款，需要明確指出針對的哪一種行為有何后果，而不能將一種行為針對多種后果。
對于某一行為的后果，在設(shè)計具體條款的時候注意內(nèi)容的層次性和遞進性，不能一刀切，過寬或過嚴(yán)都不值得提倡。
對于重大、較大、天數(shù)等要有明確界定，要有具體的標(biāo)準(zhǔn)。比如一周內(nèi)，一周是指周一到周五五個工作日內(nèi)，還是連續(xù)5個工作日（包括節(jié)假日調(diào)休）即可。連續(xù)3次的“連續(xù)”是指一天內(nèi)連續(xù)發(fā)生，還是連續(xù)三天每天都發(fā)生。
切記，千萬不要怕繁瑣，一定要盡可能窮盡所有重要的可能的情形，解釋清楚，減少歧義，便于執(zhí)行，寶馬公司的員工手冊就有六十多頁。
程序民主
《勞動合同法》第四條規(guī)定：用人單位應(yīng)當(dāng)依法建立和完善勞動規(guī)章制度，保障勞動者享有勞動權(quán)利、履行勞動義務(wù)。
用人單位在制定、修改或者決定有關(guān)勞動報酬、工作時間、休息休假、勞動安全衛(wèi)生、保險福利、職工培訓(xùn)、勞動紀(jì)律以及勞動定額管理等直接涉及勞動者切身利益的規(guī)章制度或者重大事項時，應(yīng)當(dāng)經(jīng)職工代表大會或者全體職工討論，提出方案和意見，與工會或者職工代表平等協(xié)商確定。
在規(guī)章制度和重大事項決定實施過程中，工會或者職工認(rèn)為不適當(dāng)?shù)�，有�?quán)向用人單位提出，通過協(xié)商予以修改完善。用人單位應(yīng)當(dāng)將直接涉及勞動者切身利益的規(guī)章制度和重大事項決定公示，或告知勞動者。
《企業(yè)民主管理規(guī)定》(中共中央紀(jì)委、中共中央組織部、國務(wù)院國有資產(chǎn)監(jiān)督管理委員會、監(jiān)察部、中華全國總工會、中華全國工商業(yè)聯(lián)合會，總工發(fā)[2012]12號文)第十三條規(guī)定：
職工代表大會行使下列職權(quán)：（一）聽取企業(yè)主要負(fù)責(zé)人關(guān)于企業(yè)發(fā)展規(guī)劃、年度生產(chǎn)經(jīng)營管理情況，企業(yè)改革和制定重要規(guī)章制度情況，企業(yè)用工、勞動合同和集體合同簽訂履行情況，企業(yè)安全生產(chǎn)情況，企業(yè)繳納社會保險費和住房公積金情況等報告，提出意見和建議；
審議企業(yè)制定、修改或者決定的有關(guān)勞動報酬、工作時間、休息休假、勞動安全衛(wèi)生、保險福利、職工培訓(xùn)、勞動紀(jì)律及勞動定額管理等直接涉及勞動者切身利益的規(guī)章制度或重大事項方案，提出意見和建議。
根據(jù)上述法律規(guī)定，用人單位制定規(guī)章制度或員工手冊的民主程序分為三個步驟：
- 第一步：職工代表大會或者全體職工討論；
- 第二步：職工或職工代表提出修改完善方案或意見；
- 第三步：企業(yè)與工會或者職工代表平等協(xié)商確定最終文本。
1、職工代表大會或全體職工討論
（1）依法推選職工代表——是否必須召開 人數(shù)確定 人員構(gòu)成 任期
首先，企業(yè)不是必須要組建“職工代表大會”，須視企業(yè)人數(shù)而定。對于人數(shù)較少的私營企業(yè)，可以召開全體員工大會討論規(guī)章制度。
《企業(yè)民主管理規(guī)定》第八條第一款規(guī)定：企業(yè)可以根據(jù)職工人數(shù)確定召開職工代表大會或者職工大會。
其次，關(guān)于參會人數(shù)的確定。如果企業(yè)員工人數(shù)較多，可以召開職工代表大會，職工代表按全體職工人數(shù)的5%確定，最少不少于三十人。
《企業(yè)民主管理規(guī)定》第八條第二款規(guī)定：企業(yè)召開職工代表大會的，職工代表人數(shù)按照不少于全體職工人數(shù)的百分之五確定，最少不少于三十人。職工代表人數(shù)超過一百人的，超出的代表人數(shù)可以由企業(yè)與工會協(xié)商確定。
再其次，關(guān)于職代會人員構(gòu)成。職工代表大會從人員構(gòu)成上要體現(xiàn)民主原則，即不同部門、各個分公司的職工均參與其中，將民主落到實處，管理人員一定要控制在一定比例內(nèi)。
《企業(yè)民主管理規(guī)定》第九條規(guī)定：職工代表大會的代表由工人、技術(shù)人員、管理人員、企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員和其他方面的職工組成。其中，企業(yè)中層以上管理人員和領(lǐng)導(dǎo)人員一般不得超過職工代表總?cè)藬?shù)的百分之二十。有女職工和勞務(wù)派遣職工的企業(yè)，職工代表中應(yīng)當(dāng)有適當(dāng)比例的女職工和勞務(wù)派遣職工代表。
《企業(yè)民主管理規(guī)定》第十六條規(guī)定：集團企業(yè)的總部機關(guān)和各分公司、分廠、車間以及其他分支機構(gòu)可以按照一定比例選舉產(chǎn)生職工代表，召開集團企業(yè)職工代表大會，實行企業(yè)民主管理。集團企業(yè)的總部機關(guān)和各分公司、分廠、車間以及其他分支機構(gòu)，按照本規(guī)定建立職工代表大會制度，在各自的職權(quán)范圍內(nèi)分別開展民主管理活動。
最后，關(guān)于職代會的任期。職工代表大會是具有法定任期的。當(dāng)然，這也不是絕對的，須根據(jù)企業(yè)具體情況而定。
《企業(yè)民主管理規(guī)定》第十條規(guī)定：職工代表大會每屆任期為三年至五年。具體任期由職工代表大會根據(jù)本單位的實際情況確定。職工代表大會因故需要提前或者延期換屆的，應(yīng)當(dāng)由職工代表大會或者其授權(quán)的機構(gòu)決定。
（2）討論的形式與證明——民主的形式 如何證明履行了民主程序
首先，員工手冊、獎懲制度等重大規(guī)章制度討論的形式主要有：
- 召開會議集中討論；
- 通過電子郵件或電話會議等方式分別征集全體職工意見。
“討論”并不需要拘泥于“集中開會討論”這一形式。實踐中，實行民主程序可以通過電子郵件或電話會議方式向全體員工征集意見。
但是，從舉證的角度而言，通過召開會議集中討論的方式容易保留證據(jù)，便于日后舉證。
其次，為證明履行了民主程序，企業(yè)需要保留以下書面材料：比如會議紀(jì)要（模板如下）、簽到表，或者會議全程錄音錄像資料等。
2、職工或職工代表提出修改完善方案或意見
民主程序要求用人單位就員工手冊、獎懲制度等規(guī)章制度征求職工或職工代表的意見，在征求意見的過程中，職工或職工代表對規(guī)章制度有不同意見的，可以提出異議或修改完善意見。征求職工意見是用人單位實行民主程序必不可少的一環(huán)。
用人單位通過向員工征詢意見并匯總的形式修訂規(guī)章制度，保證了勞動者的參與權(quán)、知情權(quán)、修改建議權(quán)，符合民主程序的要求。
司法實務(wù)的裁判規(guī)則是：對于適用于每一位員工的規(guī)章制度，其制定和修改，應(yīng)當(dāng)通過每一位員工或能夠代表每一位員工的方式進行。規(guī)章制度如果不具備參與制定/修改的主體對象和適用對象之間的對應(yīng)關(guān)系，則可能會被認(rèn)定為沒有滿足民主程序的要求而不能作為用工管理的依據(jù)；規(guī)章制度如果具備了參與制定或修改的主體對象和適用對象之間的對應(yīng)關(guān)系，就可能會被認(rèn)定為滿足了民主程序的要求。
3、企業(yè)與工會或職工代表平等協(xié)商確定最終文本
《勞動合同法》第四條規(guī)定，直接涉及勞動者切身利益的規(guī)章制度或者重大事項需要與工會或者職工代表平等協(xié)商確定。司法實踐中，“協(xié)商確定”并不是指應(yīng)當(dāng)?shù)玫焦蚵毠ご淼耐猓皡f(xié)商確定”是工會或職工代表參與協(xié)商的過程，最終的決定權(quán)仍在用人單位手中。
當(dāng)然，這并不意味著用人單位可以隨便制定和修改規(guī)章制度，制定和修改的規(guī)章制度仍需要滿足合法、合理的要求。
完成公式
關(guān)于如何公示、公示的方式及形式，法律上并沒有明文的規(guī)定。司法實踐中公示的方法有多種，包括培訓(xùn)法、發(fā)放簽收法、會議傳達法、局域網(wǎng)公示法、電子郵件發(fā)送法、公告欄法、規(guī)章制度作為勞動合同附件等。
從舉證及證明力角度來說，風(fēng)險比較小的公示方法有培訓(xùn)法（模板如下）、發(fā)放簽收法、會議傳達法，所以建議企業(yè)采取上述風(fēng)險較小的公示方法。
以下是幾種公示的法律風(fēng)險防御注意點：
1、采用發(fā)放員工手冊、員工手冊考試、勞動合同約定、入職聲明、將規(guī)章制度作為勞動合同附件、部門傳閱并由職工簽字等形式，不論何種形式，單位均應(yīng)保留員工簽字的相應(yīng)憑證；
2、組織相關(guān)規(guī)章制度執(zhí)行的培訓(xùn)，并保留通知員工參加培訓(xùn)的通知、培訓(xùn)的具體內(nèi)容、員工參加培訓(xùn)的文件以及培訓(xùn)簽到表；
3、如果公司想通過公告欄、企業(yè)內(nèi)部的自動化辦公系統(tǒng)進行公示的，必須確保每個員工都有獨立的登錄自動化辦公系統(tǒng)的用戶名和密碼。并且，應(yīng)當(dāng)將規(guī)章制度在公示欄、自動化辦公系統(tǒng)進行公示約定在雙方的勞動合同中。
4、也可以通過為員工發(fā)送郵件等方式公示給勞動者，但一旦發(fā)生糾紛，除應(yīng)對郵件發(fā)送情況進行公證外，該公示方式是否能得到仲裁或法院的認(rèn)定亦有一定風(fēng)險。
以上是企業(yè)如何制定或修改合法有效的規(guī)章制度或員工手冊的全部內(nèi)容。
最后特別叮嚀：規(guī)范的規(guī)章制度制定對企業(yè)發(fā)展和用工至關(guān)重要，現(xiàn)在職工法律意識提高的大趨勢下尤其如此。一定要請最專業(yè)的法律人士制定最完善的規(guī)章制度，不要為了省一點小錢，最后因小失大，就得不償失了。