導(dǎo)語
精益工作法是一門關(guān)于如何開始、如何完成、如何加速、如何放緩、如何取舍的工作哲學(xué)，其核心就是「精益部署」。
很多人總是會(huì)把「做計(jì)劃」這件事放在生活和頭腦中最不起眼的角落里。他們認(rèn)為做計(jì)劃會(huì)打斷和延遲工作。
清晨，他們帶著匆匆完成的清單，一頭扎進(jìn)一天的工作中，他們總是不記得去查看日歷上那些迫切的和不久要進(jìn)行的活動(dòng)。
面對混亂，他們是如此不堪一擊，他們被那些不是他們自己制定的時(shí)間表所困擾，時(shí)間到了，可他們還沒有準(zhǔn)備好。
如果不開會(huì)，他們就會(huì)忘記自己該做什么，往往連那些預(yù)期事項(xiàng)都會(huì)忽視，更別提給突發(fā)事件留出余裕了。
他們是計(jì)劃不足者。
相反，還有些人花了過多時(shí)間做計(jì)劃，他們的清單過于復(fù)雜，無窮無盡。
他們期待每一天都盡善盡美，他們的日程里塞滿了一個(gè)接一個(gè)的預(yù)約以及要完成的任務(wù)。他們已經(jīng)列得夠多了，但還是拼命想塞進(jìn)更多的東西。
他們每天都對自己不滿意，他們給自己創(chuàng)造了一種特別的混亂—自我施壓。
同樣，他們也沒有余裕來處理意外狀況。
他們是過度計(jì)劃者。
計(jì)劃不足者屈服于時(shí)間，過度計(jì)劃者則與時(shí)間作對并詛咒時(shí)間。
其實(shí)，我們真正需要的是面對時(shí)間和可完成的任務(wù)的誠實(shí)感——承認(rèn)我們能做什么、不能做什么，正視屈服于時(shí)間或與時(shí)間作戰(zhàn)所帶來的后果。
我們需要的是對時(shí)間和可完成的任務(wù)的精益部署。
「精益工作」是近來比較火的工作理念，它包括三個(gè)要素：準(zhǔn)備、實(shí)施和全身心投入。
知名記者、普利策新聞獎(jiǎng)學(xué)金得主丹·查納斯的新書《精益工作法》寫到：
精益工作能夠改變你的生活，個(gè)人的精益部署是一種韌性，如果你能掌握并有效利用它，它就會(huì)伴隨著你從一個(gè)工作到另一個(gè)工作，從一個(gè)機(jī)會(huì)到下一個(gè)機(jī)會(huì)。當(dāng)我們在這些工作機(jī)會(huì)中穿梭時(shí)，精益部署會(huì)讓我們感到舒服自在，因?yàn)槲覀冎溃覀兊某晒σ蕾囉谧晕乙龑?dǎo)。
采用精益工作法，為每一天安排好日程表，對可以完成的任務(wù)了然于心，對無法完成的任務(wù)也了解原因并有應(yīng)對的方法，那就可以在很大程度上減少困惑，提高工作效率。
1
尋找你的平衡點(diǎn)
這里有一個(gè)為過度計(jì)劃者準(zhǔn)備的練習(xí)。這個(gè)練習(xí)可以幫你找到你每日的平衡點(diǎn)—在開始超負(fù)荷工作之前，你可以在日程表上列出最佳行動(dòng)數(shù)量，這也將成為你日常工作的標(biāo)準(zhǔn)。
讓我們來從每周一天的練習(xí)開始，找到你的平衡點(diǎn)會(huì)幫助你擺脫過度計(jì)劃的習(xí)慣。
周五是做這個(gè)實(shí)驗(yàn)的好日子，因?yàn)橹芪逋ǔＪ菍τ谶^度計(jì)劃的我們來說壓力最小的一天。
1、為這一天挑選最多 3 個(gè)行動(dòng)。
每一個(gè)行動(dòng)可以大到需要 5 個(gè)小時(shí)來完成，也可以小到只需要5分鐘就能搞定。就像正常的每一天一樣，你需要在大小任務(wù)之間做好平衡。
2、在你的日程表上給這些行動(dòng)分配合適的時(shí)間。
3、不要再為這一天計(jì)劃或安排其他的任務(wù)。
當(dāng)然，只要你遵守你的時(shí)間表，你可以做計(jì)劃外的任務(wù)。
4、遵守你的時(shí)間表。
履行你的預(yù)約和任務(wù)。如果發(fā)生緊急情況，使你不能遵守你的時(shí)間表，那么你最好換一天再來做這個(gè)練習(xí)。
5、一天結(jié)束之后，記錄下這 3個(gè)任務(wù)你完成了多少個(gè)。
6、如果3個(gè)任務(wù)全完成了，那么在下個(gè)星期指定的這一天，你可以挑選 4個(gè)行動(dòng)來安排。但如果這一次你沒有全部完成，那么下周你還需要保持在3個(gè)任務(wù)的水平。
7、連續(xù)堅(jiān)持3周，直到你無法再突破你列在單子上的任務(wù)數(shù)量。
舉例來說，如果有時(shí)候你能完成9個(gè)任務(wù)的清單，但完成不了10 個(gè)任務(wù)的清單，那么你的平衡點(diǎn)就是9。
一旦達(dá)到了你的平衡點(diǎn)，你就可以把其他工作日也添加到你的計(jì)劃之中了。以你的平衡點(diǎn)為指導(dǎo)來安排每一天你的最大任務(wù)量。
2
計(jì)劃待辦事項(xiàng)
「行動(dòng)」就是計(jì)劃在每一天要做的所有事情。任何任務(wù)都是行動(dòng)，每個(gè)預(yù)約也是行動(dòng)。
在考慮日程計(jì)劃的時(shí)候，任務(wù)和約會(huì)沒有什么區(qū)別，因?yàn)樗鼈兌夹枰加媚愕臅r(shí)間，也都需要你本人在場。
我們安排行動(dòng)并且給它們排序（無論是任務(wù)還是預(yù)約）的主要原因是，我們想給自己最好的機(jī)會(huì)來完成它們。
作家彼得·布雷格曼寫道，「我們的日程表，是指導(dǎo)我們達(dá)成日常目標(biāo)的完美工具�！�
我們通過計(jì)劃自己的行動(dòng)來幫助自己做出決定，同時(shí)把計(jì)劃作為一種手段來強(qiáng)迫我們實(shí)施。
日程表使我們可以誠實(shí)面對時(shí)間。
3
提前到達(dá)
問：提前多早？
答：15 分鐘。
問：為什么？
答：提前赴約能帶給你平靜，幫你抓住機(jī)會(huì)。
平靜地走進(jìn)去，場面就在自己的掌控之下，你不需要給任何人道歉就能保持你的力量和尊嚴(yán)。
我們中的很多人總是在約定時(shí)間之后匆匆忙忙、跌跌撞撞地闖進(jìn)房間，這樣的話，甚至還沒等我們坐下來就已經(jīng)失去了大部分精力。
4
培養(yǎng)對可完成項(xiàng)目的直覺
有意識地完成，始于有意識地開始。
若我們在開始時(shí)就問自己「什么是可完成的？」，我們成功的概率就會(huì)增加。
我們可以通過兩個(gè)參數(shù)來判斷一個(gè)項(xiàng)目是否可完成：難度和期望值。
難度指的是時(shí)間加精力—我們完成一個(gè)項(xiàng)目需要多長時(shí)間？在這段時(shí)間里，我們需要花費(fèi)多少精力？
期望值指的是截止期限以及利益相關(guān)人—誰在等我們的產(chǎn)品？他們期望何時(shí)得到它？
高期望值和低難度的任務(wù)是可完成的。
低期望值和高難度的任務(wù)是可延緩的。
低期望值和低難度的任務(wù)是令人分心的。
高期望值和高難度的任務(wù)是復(fù)雜的，最需要妥善安排。
有些我們必須做而且有益的事情是很難完成的，但我們必須將它們與那些易完成的事項(xiàng)等量齊觀。
針對你一天的工作，嘗試思考練習(xí)，把你當(dāng)日清單中的每項(xiàng)任務(wù)都用上述「完成」矩陣中的某一個(gè)類別加以標(biāo)記，然后根據(jù)實(shí)際和人際利益的最佳組合，選擇要完成哪些任務(wù)。
在可完成任務(wù)（高期望值 / 低難度）和復(fù)雜任務(wù)（高期望值 / 高難度）之間找到平衡，這種平衡也是我們在當(dāng)代職場生存的秘訣。
5
找到失敗的原因
行動(dòng)未完成的問題實(shí)際上在于不能繼續(xù)。我們失敗的原因各式各樣，不同問題需要不同的解決方案。
1、疲勞
面對一大堆工作，我們會(huì)身心俱疲。疲勞的解決方案是休息。
工作到精疲力竭不能當(dāng)作一種可持續(xù)策略。硬撐到底，作為一種「完成」策略，只能是偶爾的或暫時(shí)的。如果額外的辛勞是一個(gè)周期性的負(fù)擔(dān)，那么額外的休息就是你應(yīng)得的周期性補(bǔ)償。
首先，學(xué)會(huì)辨別恐懼與疲勞。
恐懼經(jīng)常被人誤認(rèn)為是疲勞，它們會(huì)讓人有相似的生理反應(yīng)——眼皮沉重、肌肉酸痛，甚至打瞌睡。
真正的疲勞應(yīng)得到尊重，而與恐懼相關(guān)的疲勞則通常需要一杯咖啡、一番鼓勵(lì)的談話，或是一點(diǎn)點(diǎn)批評和引導(dǎo)。
其次，要去計(jì)算暫停工作的代價(jià)。
暫停工作后，你的工作效率會(huì)高很多嗎？
再次啟動(dòng)所需的時(shí)間也能補(bǔ)回來嗎？
還是現(xiàn)在距離任務(wù)完成只有幾分鐘或幾小時(shí)，停下來會(huì)給你在之后招來更多的工作？
現(xiàn)在硬撐下去的心理能讓你在完成之后休息得更輕松嗎？
還是工作到筋疲力盡只會(huì)帶來更多的挫敗感和糟糕的工作成果？
在無法完成的所有原因中，疲勞是最合情合理的。我們需要了解疲勞的原因并思考應(yīng)對它的方法。
2、恐懼、憤怒和絕望
有時(shí)，我們會(huì)失去對完成項(xiàng)目的自信。有時(shí)，對周圍環(huán)境的憤怒或絕望也會(huì)耗盡我們的精力，并驅(qū)使我們放棄工作。
無論我們懷疑的是自己的技能還是意志，面對恐懼、憤怒或絕望的解決方案其實(shí)都是一樣的：小步前進(jìn)，請將一只腳放在另一只腳前面，或移動(dòng)你的手臂并保持手指移動(dòng)。
動(dòng)作一定要慢。你需要一點(diǎn)兒時(shí)間來辨別這些感覺是否合理，或者這些恐懼是否值得我們更改工作進(jìn)程。
無論如何，沒有動(dòng)作你就無法更改你的工作進(jìn)程，所以要繼續(xù)行動(dòng)。
3、野心驅(qū)使
野心就是我們內(nèi)心深處那個(gè)瘋狂的執(zhí)行者。
如果我們第一件事還沒完成，我們內(nèi)心的執(zhí)行者就開始命令我們?nèi)プ鼋酉聛韮杉�，那么，我們可以先給自己暫時(shí)「降級」一下—這位執(zhí)行者需要冷靜一下。
讓自己調(diào)整到員工而不是老板的心態(tài)：在我的項(xiàng)目完成之前，我是流水線工人，而不是執(zhí)行官。我不應(yīng)該去做其他事情。
4、精力分散
任務(wù)未完成，通常是因?yàn)槲覀儧]有優(yōu)先考慮重要的事情。
別人有了危機(jī)來找我們——但那是他們的危機(jī)，確實(shí)不是我們的，我們放下自己的工作去幫助他們，從而縮短了我們本該用來完成自己任務(wù)的時(shí)間。
我們忽然想到，我們可以延遲某項(xiàng)任務(wù)，但最終等待著我們的還是我們最開始打算完成的那個(gè)任務(wù)。又或者，我們對我們的項(xiàng)目生出一點(diǎn)兒靈感，我們因此感到頭暈?zāi)垦�，陷入興奮中而不能靜坐下來去執(zhí)行。
對困擾的解決方案是全神貫注：當(dāng)你感到精力分散時(shí)，保持你的眼睛實(shí)實(shí)在在地盯在你的工作上。把你的身體穩(wěn)定下來。保持雙腳固定。盡可能地阻止或避免外部刺激。
5、過度自信
有時(shí)候，我們會(huì)陷入某種「神奇」的思維狀態(tài)當(dāng)中，高估我們的個(gè)人能力而低估時(shí)間和空間的法則。
過度自信會(huì)使我們相信自己不必估計(jì)完成某個(gè)項(xiàng)目需要多少時(shí)間，也不必刻意留出時(shí)間來進(jìn)行這個(gè)項(xiàng)目，過度自信會(huì)讓我們在最后一刻才去開始一個(gè)項(xiàng)目。
例如，寫一封電子郵件時(shí)留下最后幾句話或細(xì)節(jié)待日后完成；兩天后，那封電子郵件仍然留在電腦桌面上，未完成也未發(fā)送。
過度自信會(huì)讓我們總是遺忘，一旦我們暫停了一個(gè)項(xiàng)目，我們只有花費(fèi)時(shí)間才能重新啟動(dòng)它。
對過度自信的解決方案是誠實(shí)對待時(shí)間，認(rèn)識到我們都是受物理定律制約的。
有時(shí)候我們可以在一天內(nèi)搞定需要一周才能完成的工作，或者靈感突發(fā)，簡化或改變了我們的某項(xiàng)任務(wù)，似乎我們的意志折服了時(shí)間和空間。
但不要總指望那些超現(xiàn)實(shí)的時(shí)刻。只有那些對自己領(lǐng)域的專業(yè)知識達(dá)到一定掌握程度的人才能經(jīng)常做到那種事。
時(shí)間和空間確實(shí)會(huì)折服于人的意志，但它們只會(huì)折服于全身心投入的人，而非漫不經(jīng)心的人。
6
把任務(wù)收束起來
有時(shí)，我們無法完成任務(wù)，因?yàn)槲覀兇_實(shí)遇到了真正緊急的情況，或者只是我們沒有時(shí)間了。
當(dāng)我們知道自己將要留下散亂的結(jié)尾無法完成時(shí)，我們要設(shè)法將它們收束起來，保證重新啟動(dòng)時(shí)所需的時(shí)間最短。
以下是一些策略：
恢復(fù)工作之前把項(xiàng)目的所有資料匯集起來，并保存在特定的位置。
把你想要記住的最重要的想法寫下來。
把恢復(fù)工作的日程安排好，或現(xiàn)在先設(shè)置一項(xiàng)對日后安排的提醒。
把你的進(jìn)度告訴合作伙伴或利益相關(guān)者，評估還剩下哪些工作要做，以及當(dāng)下或恢復(fù)工作時(shí)能否得到幫助。
「正如你需要在開始時(shí)就想到完成或中止，你也需要在完成時(shí)想到開始或恢復(fù)�！�
作家歐內(nèi)斯特·海明威習(xí)慣在每寫完一個(gè)段落時(shí)，就把接下來打算寫的那一部分的第一個(gè)句子寫下來。
他說：「最好的辦法就是，總在你進(jìn)展順利的時(shí)候，或在你知道接下來會(huì)發(fā)生什么的時(shí)候停下來�！�
這個(gè)方法不僅適用于寫作，也適用于其他類型的項(xiàng)目，它可以幫助你在下一個(gè)階段啟動(dòng)時(shí)減短熱身時(shí)間，保持你的工作勢頭，確保不會(huì)產(chǎn)生「孤兒任務(wù)」。
7
不斷排除障礙
我們應(yīng)該不斷為那些卡住的項(xiàng)目排除障礙，以便能夠完成它們。
對于每個(gè)重要的目標(biāo)、項(xiàng)目或任務(wù)，我們都應(yīng)該問自己一個(gè)問題：到底是什么在阻礙我前進(jìn)？又是什么阻礙了這個(gè)程序？
有時(shí)候，外部程序（例如，等待批準(zhǔn)）會(huì)阻礙我們，讓我們不得不停下來。但是，如果我們能夠排除這一障礙，就可以讓這一項(xiàng)目再次運(yùn)行起來。
當(dāng)我們保持一種「完成」心態(tài)時(shí)，我們會(huì)培養(yǎng)出對潛在外部障礙的直覺，并盡力去避免障礙。
如果我們無法避免這些障礙，如果我們必須放棄繼續(xù)項(xiàng)目，我們就要努力配合這些外部程序，盡可能多地排除或避免那些阻礙我們前進(jìn)的障礙。
比如我們每天都要使用公共交通上下班，當(dāng)我們乘坐地鐵和公共汽車時(shí)，會(huì)面臨一系列阻礙，如要排隊(duì)和候車。
通過這些障礙后，我們?nèi)匀粫?huì)受到地鐵或公共汽車停留間隔的支配。因此，我們在任何停留點(diǎn)的目標(biāo)是：最大限度地減少等待的時(shí)間。
8
抵制完美主義
完美主義有兩種情感來源：對失敗的恐懼，或是對失敗即將到來的絕望。
完美主義者也分兩類：放棄項(xiàng)目的人和仍在完成項(xiàng)目的人。
兩種人都心懷恐懼，但前者通過放棄工作來應(yīng)對，而后者則通過無限期地工作來應(yīng)對。
要記�。骸缸非笸昝馈购汀竿昝乐髁x」并不是一回事。
追求完美者和完美主義者都在追求一個(gè)理想。但是，前者知道卓越不是要?jiǎng)?chuàng)造某種最高質(zhì)量的東西，而是要高質(zhì)量完成某種產(chǎn)品，而這種完成是受到各種限制的—截止時(shí)間、期望值、意外事件和反饋。
沒有完成，就沒有反饋，也就沒有創(chuàng)造卓越的改進(jìn)循環(huán)。高質(zhì)量的完成才是卓越。
不要讓完美主義害你錯(cuò)過一些重要的東西。
9
將時(shí)間分成小塊
嘗試將大型項(xiàng)目分解為若干小模塊，分配相應(yīng)的時(shí)間去完成它們并設(shè)定若干標(biāo)準(zhǔn)。
例如，如果你可以在 1~2 小時(shí)內(nèi)寫出 500 字，那么你可以將你的寫作項(xiàng)目分解成同樣大小的模塊，并盡量不讓分配的任務(wù)超過這個(gè)量，這樣你就能真正完成已經(jīng)開始的工作。
較小的目標(biāo)可以振奮精神，因?yàn)槲覀兏菀卓吹浇Y(jié)果。
總結(jié)起來：
1. 弄清楚如何將項(xiàng)目分解為各個(gè)部分。
2. 有目的地設(shè)立你的節(jié)點(diǎn)。
3. 專心地根據(jù)這些節(jié)點(diǎn)工作。
在現(xiàn)代生活中，沒有什么比清理工作更讓我們害怕了，雖然清理本身相對容易，揮一下手或按一下鼠標(biāo)就可以完成。
建立一個(gè)系統(tǒng)也不難— 各種清單、各種顏色編碼的日程表、空的文件夾、記號筆，以及良好的意圖。
最難的是維護(hù)這個(gè)系統(tǒng)，真正做到精益工作—空間、時(shí)間、資源和人。
每一個(gè)練習(xí)精益部署的人都知道，你必須是那個(gè)做決定的人，你必須是那個(gè)采取行動(dòng)并一步一步腳踏實(shí)地去實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的人。
奇跡就在于你自己。