培養(yǎng)一種實(shí)用簡便、令人愉快的工作風(fēng)格，克服拖延的毛病。
Stephanie Winston 著
有家小型技術(shù)咨詢公司的業(yè)主Steve Williamson（威廉森）和Alan Drew（德魯）每天都工作整整八、九小時(shí)。德魯離開辦公室時(shí)，他的公文包中通常塞得滿滿的。他經(jīng)常要花兩個(gè)小時(shí)來"完善"一份原本四十五分鐘即可完成的報(bào)告。一談到時(shí)間，他便成了自己最可怕的敵人，吃盡了按慣例辦事這種痼疾的苦頭。
相反，威廉森卻很少把工作帶回家。在上班的八小時(shí)內(nèi)，他完成了德魯可能要花兩倍時(shí)間才能做完的工作。兩人工作的不同之處在于：德魯工作得力，首先完成最緊要的工作；威廉森工作不僅得力，而且很有效率。
工作得力指的是完成的作得當(dāng)，知道該做什么、何時(shí)去做它，即花時(shí)間去爭取最大的回報(bào)。但是，如果缺乏了有效運(yùn)用時(shí)間的另一要素，即使工作得力也得大打折扣了。這個(gè)要素就是有效率，即以適當(dāng)?shù)姆绞饺ネ瓿上鄳?yīng)的工作。時(shí)間管理流程的關(guān)鍵就是要將這二者結(jié)合在一起。
如何利用時(shí)間常常反映出一個(gè)人長期養(yǎng)成的習(xí)慣。許多經(jīng)理之所以損失時(shí)間，與其說是因?yàn)橥饨绲母蓴_太多，還不如說是因?yàn)槠渥陨淼牡≌`所致。不管這種怠誤是有意的拖延，還是追求完美，或是工作效率低下。
自我怠誤
人們做事拖延的原因五花八門。一些是是因?yàn)椴幌矚g手頭的工作，另一些人則不知道該如何下手。如果拖延已開始影響工作的質(zhì)量時(shí)，就會(huì)蛻變成一種自我怠誤的形式。絕不可沉溺于其中。
當(dāng)你肆意拖延某個(gè)項(xiàng)目、花時(shí)間來削大把大把的鉛筆，或者計(jì)劃"一旦……"就開始某項(xiàng)工程時(shí)，你就為自我怠誤落下基石。巧妙的遁詞、或有意忙些雜事來籍此逃避某項(xiàng)任務(wù)，只能使人在這種壞習(xí)慣中愈陷愈深。
要養(yǎng)成更富效率的新習(xí)慣，首先得找出導(dǎo)致辦事拖延的情境。此處列舉的問題囊括了大部份起因�？纯匆韵滤幏绞欠襁m合你；
問題：工作枯燥乏味
藥方：授權(quán)。一有可能，就讓別人來做。將這種事交給下屬，或雇傭公司外的專職服務(wù)。時(shí)常自問："這事是則我來做重要，還是必須把它做了重要？"這樣，就會(huì)避免成為冤大頭。
問題：任務(wù)艱巨
藥方：將任務(wù)分成自己能處理的零散工作。當(dāng)你面臨看似沒完沒了或無法完成的任務(wù)時(shí)，不妨將它分解成簡單些的零散工作，在每天的工作任務(wù)表上做一、兩件，直到最終完成任務(wù)。
問題：不能立竿見影取得結(jié)果或者效益
藥方：設(shè)立"微型" 業(yè)績。要激勵(lì)自己去做一項(xiàng)幾周或幾個(gè)月都不會(huì)有結(jié)果的項(xiàng)目很難。可以建立一些臨時(shí)性的成就點(diǎn)，以獲得你所需要的滿足感。
問題：工作受阻
藥方：憑主觀判斷開始工作。假若你老是不知從何下手，就憑主觀判斷開始。比如，你不知是否要將一篇報(bào)告寫成兩部分�？梢韵燃俣▓�(bào)告為一單份文件，開始工作。如果這種方法不得當(dāng)，你會(huì)很快意識(shí)到，然后再進(jìn)行必要的修改。
問題：項(xiàng)目需要為裝飾的監(jiān)督。
藥方：設(shè)立旗標(biāo)。為盡量減少監(jiān)督，對于流程多或物料繁雜的工作，都要分別設(shè)立檢查區(qū)。
如果你對造成拖延的具體原因不甚了了，那可能已涉及到更深層的問題了。你是不是因?yàn)閼岩梢粋�(gè)項(xiàng)目的價(jià)值或其既定實(shí)施方案而拖延某個(gè)項(xiàng)目？是不是因?yàn)槲吹玫綉?yīng)有的尊重或薪水而拖延任務(wù)？是滯因害怕失敗而畏縮不前？是否有個(gè)人困難讓你分心？意識(shí)到拖延的原因會(huì)有助你著手克服困難。
最佳工作風(fēng)格
Fred Evans（埃文斯）是一家大型制造公司某分公司的負(fù)責(zé)人，每月必須為總部準(zhǔn)備進(jìn)度報(bào)告，內(nèi)容包括員工評估和生產(chǎn)總結(jié)報(bào)告。由于不喜歡做評估，他總是拖到最后一刻才去完成。
但他喜歡統(tǒng)計(jì)分析，即報(bào)告的下半部分。那么，他為何不先完成這部分，使自己有興致去完成評估部分呢？"我從沒這么想過，"他笑道："從小時(shí)候起，我總聽到’先做要緊事’這種名言。我想這種觀念根深蒂固了。不過，就我而言，也許’后做緊要事’更合適，"第二個(gè)月，他便更弦易張，結(jié)果迅速地提前完成了報(bào)告。
"如何"去做某個(gè)項(xiàng)目很大程度上取決于經(jīng)理人的個(gè)性和氣質(zhì)。你典型的"工作方式"是否符合你的氣質(zhì)？壓力使你振奮，還是感到沮喪？其關(guān)鍵在于重視處理事務(wù)過程事"應(yīng)該"和"必須"做的事。唯一 的正途便是，找到適合你、使你感到自然的工作方式。只有找到合乎自己的工作風(fēng)格，并使之與手的任務(wù)相適應(yīng)，才能真正提高生產(chǎn)率。
以下是一些常見的工作風(fēng)格。試行一周左右之后 ，再采用那些讓你感到適意的風(fēng)格。抓住任務(wù)中心，由此著手。在大項(xiàng)目中，由最有利可力、最困難或最重要的部分著手。"擒賊先擒王，"有位負(fù)責(zé)出版的經(jīng)理建議道："否則，令人討厭麻煩會(huì)象雪球一樣越滾越大。"
則易及難，則表及里。先解決簡單、較輕松部分，做做熱身準(zhǔn)備，再由易及難，逐步攻關(guān)�？紤]為自己設(shè)置限期。Samuel
Jackson（杰克遜）指出，燃眉之急"確能使人全身心投入。"而對許多人而言，將任務(wù)推遲到最后一刻乃是極為自然的事。不過，在最后時(shí)刻的壓力來臨之前，務(wù)必掌握所需要的信息，取得初步的文件資料。同時(shí)，如果限期緊迫令無從機(jī)動(dòng)，則要考慮加班加點(diǎn)以便從容完成任務(wù)。
利用"分塊"工作模式。有些人用一整下午做一個(gè)大項(xiàng)目，再用其他時(shí)間來開會(huì)或忙些雜活。對工作要進(jìn)行合理安排。在一個(gè)項(xiàng)目上花費(fèi)的時(shí)間太多，就會(huì)為其所累，無視自己的工作質(zhì)量。
使用"迸發(fā)"式工作模式。許多人喜歡瘵工作時(shí)間分散。在約會(huì)、處理文件等活動(dòng)間安插短時(shí)間的集中精力工作。他們常同時(shí)處理兩、三個(gè)項(xiàng)目，一旦不能專注于某一項(xiàng)目，就轉(zhuǎn)向另一項(xiàng)目。
原文摘自Stephanie Winston著The Organized Excutive：New Ways to Manage Time, Paper, People, and the Elevtronic Office。作者1994年登記版權(quán)。由WW.Morton & Company, Inc.公司（New York, NY 10110）出版。黃道文譯。
作者Stephanie Winston是時(shí)間管理顧問公司The Organizing Principle公司的總裁，專門從事個(gè)人和系統(tǒng)組織等管理效率的研究。著有暢銷書Getting Organized：The Easy Way to Put Your Life in Order。
實(shí)現(xiàn)真正的效率
真正的尋求最經(jīng)濟(jì)的工作方式。以下是實(shí)現(xiàn)真正效率的幾種方式：
規(guī)范化 對重復(fù)性任務(wù)，要設(shè)置常規(guī)的工作方式。例如，職員的每周例會(huì)可制定一個(gè)不變的程式，并來嚴(yán)加執(zhí)行。
協(xié)調(diào)安排 將零散的工作一并處理。在整理公文包準(zhǔn)備去吃午餐時(shí)，看看工作任務(wù)表是否還有其他事情可一并解決。盡可能一次多處理些事情。
重新分配任務(wù) 利用顧問和專業(yè)人員的服務(wù)。讓旅行社負(fù)責(zé)銷售會(huì)議的所有安排。陋用圖片研究員為新產(chǎn)品冊子準(zhǔn)備圖片。授權(quán)可說是怎么用也不為過。
優(yōu)化辦公環(huán)境 辦公室里的設(shè)備要安排得當(dāng)，便于使用。只需轉(zhuǎn)動(dòng)坐椅，便可操作計(jì)算機(jī)、取到計(jì)算器或所需文件。
先見之明 找出任務(wù)易于事先準(zhǔn)備部分，事先收集材料。律師接手一個(gè)案件前，要對原告的背景材料做些解。
合理安排 就避免做相稱的努力。在一項(xiàng)復(fù)雜的項(xiàng)目開始前，評估一下是否可以簡化，看看是否可降低頻率、縮小范圍細(xì)節(jié)。
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